Werk je in de bouw, dan is je administratie ingewikkelder dan die van de gemiddelde ondernemer. Je factureert vaak zonder btw, werkt met projecten die over de jaargrens lopen en huurt zzp’ers in.
Hieronder de zeven punten waarop het in de praktijk het vaakst misgaat.
In het kort
- Als onderaannemer factureer je vaak zonder btw: “btw verlegd”, met het btw-nummer van je opdrachtgever.
- Projecten over de jaargrens moet je als onderhanden werk op de balans zetten — hier kijkt de fiscus als eerste naar.
- Bij inhuur van zzp’ers loop je inlenersaansprakelijkheid; een g-rekening en goede vastlegging beperken dat risico.
- Meerwerk dat niet schriftelijk is vastgelegd, is de nummer één oorzaak van onbetaalde facturen in de bouw.
1. De verleggingsregeling: geen btw op je factuur
Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, dan breng je geen btw in rekening. Je zet op de factuur “btw verlegd” plus het btw-nummer van je opdrachtgever, en die draagt de btw af. Dit geldt bij werk aan onroerende zaken: nieuwbouw, verbouwing, installatiewerk, sloop en grondwerk.
De valkuil: verlegging waar die niet geldt
Ondernemers passen de regeling toe op werk dat er niet onder valt (levering zonder montage, of werk rechtstreeks voor een particulier), of vergeten haar juist. Bij een verlegde factuur is het btw-nummer van je opdrachtgever wettelijk verplicht — en dat ontbreekt vrijwel altijd. Wie het onterecht toepast, krijgt bij een controle de niet-afgedragen btw alsnog voor zijn kiezen.
2. Onderhanden werk over de jaargrens
Een project dat in november start en in maart klaar is, staat op 31 december halverwege. Fiscaal moet je dat werk waarderen en op je balans zetten: de kosten die je al hebt gemaakt plus een deel van de winst. Doe je dat niet, dan schuift je winst naar het verkeerde jaar en klopt je aangifte niet. Dit is meteen de post waar de Belastingdienst bij een controle in de bouw als eerste naar kijkt.
3. De g-rekening
Huur je personeel in of werk je als onderaannemer, dan kun je te maken krijgen met een geblokkeerde rekening (g-rekening). Je opdrachtgever stort daar een deel van de factuur op, bedoeld voor loonheffingen en btw, om zijn aansprakelijkheid te beperken. Dat geld staat vast en kun je niet gebruiken voor je lopende kosten — reken er in je liquiditeitsplanning dus niet op. Deblokkeren kan, maar dat vraag je aan bij de Belastingdienst en kost tijd.
Betaal je vanaf een g-rekening aan de Belastingdienst, gebruik dan het nieuwe nummer NL04 RABO 0200 1445 45. Het oude ING-nummer voor g-rekeningen sluit op 1 november.
4. Inlenersaansprakelijkheid bij zzp’ers
Huur je zzp’ers of uitzendkrachten in, dan kun je aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen die zíj niet afdragen. Bescherm jezelf:
- Leg vast met wie je werkt en bewaar hun KVK-inschrijving en btw-nummer
- Spreek schriftelijk af wat er wordt geleverd
- Betaal bij voorkeur via een g-rekening
- Let op schijnzelfstandigheid: werkt iemand feitelijk als werknemer (vaste tijden, jouw materiaal, jouw aansturing), dan kan de fiscus de relatie als dienstverband aanmerken
5. Materiaal, gereedschap en investeringen
Klein gereedschap boek je direct als kosten. Grotere investeringen — een bestelbus, een kraan, een machine — schrijf je af over meerdere jaren. Bij investeringen boven een bepaald drempelbedrag per jaar heb je bovendien recht op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA), een aftrekpost die in de bouw vaak wordt gemist omdat niemand de investeringen bij elkaar optelt. Houd je investeringen dus apart bij, ook als je ze verspreid over het jaar doet.
6. Projectadministratie: weten wat een klus écht oplevert
Dit is geen fiscale verplichting, maar wel waar het meeste geld ligt. Veel bouwbedrijven weten pas achteraf of een project winst opleverde. Registreer per project je uren, materiaal en inhuur, en zet dat af tegen de aanneemsom. Dan zie je welk type klus voor jou rendeert — en kun je je volgende offerte beter onderbouwen.
7. Facturen, termijnen en meerwerk
Werk je met termijnfacturen, factureer die dan op tijd en volgens de afgesproken momenten; dat is je belangrijkste sturing op liquiditeit. Leg meerwerk altijd schriftelijk vast vóór je het uitvoert, met prijs en akkoord van de klant. Mondeling afgesproken meerwerk is de meest voorkomende oorzaak van onbetaalde facturen in de bouw. Zorg ook dat je factuur aan alle wettelijke factuureisen voldoet — en houd er rekening mee dat e-facturatie er voor het mkb aan komt.
Kort samengevat
De bouw kent een aantal eigen regels: de verleggingsregeling, onderhanden werk over de jaargrens, de g-rekening en de aansprakelijkheid bij inhuur. Wie die vier op orde heeft, voorkomt het meeste gedoe bij een controle. Wie daarnaast per project bijhoudt wat er echt in gaat, weet ook waar zijn geld verdiend wordt.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik de btw verleggen in de bouw?
Bij werk aan onroerende zaken (nieuwbouw, verbouwing, installatie, sloop, grondwerk) dat je als onderaannemer voor een andere ondernemer uitvoert. Bij levering zonder montage of werk rechtstreeks voor een particulier geldt de verlegging níet.
Wat moet er op een verlegde factuur staan?
De vermelding “btw verlegd” én het btw-nummer van je opdrachtgever. Dat btw-nummer is wettelijk verplicht; ontbreekt het, dan kan de Belastingdienst bij een controle de btw alsnog bij jou naheffen.
Waarom kan ik het geld op mijn g-rekening niet gebruiken?
Een g-rekening is geblokkeerd en uitsluitend bedoeld voor loonheffingen en btw. Het saldo telt niet mee voor je lopende kosten. Deblokkeren van een overschot kan, maar dat vraag je aan bij de Belastingdienst en kost tijd.
Ben ik aansprakelijk voor zzp’ers die ik inhuur?
Je kunt via de inlenersaansprakelijkheid worden aangesproken voor loonheffingen die de ingehuurde partij niet afdraagt. Goede vastlegging en betalen via een g-rekening beperken dat risico.
Hoe waardeer ik onderhanden werk aan het einde van het jaar?
Je zet het lopende project op de balans tegen de gemaakte kosten plus een deel van de winst, naar rato van hoever het gevorderd is. Houd daarvoor per project de uren en het materiaal bij.
Wij verzorgen de complete administratie en aangiften voor bouwbedrijven en installateurs, van eenmanszaak tot bv, tegen een vast maandtarief. Plan een gratis adviesgesprek.
Plan een vrijblijvend gesprek