Boekhouding voor de bouw: 7 dingen waar aannemers op vastlopen

Werk je in de bouw, dan is je administratie ingewikkelder dan die van de gemiddelde ondernemer. Je factureert vaak zonder btw, werkt met projecten die over de jaargrens lopen, huurt zzp’ers in en krijgt te maken met regels die in andere branches niet bestaan. Hieronder de zeven punten waarop het in de praktijk het vaakst misgaat.

1. De verleggingsregeling: geen btw op je factuur

Werk je als onderaannemer voor een hoofdaannemer, dan breng je geen btw in rekening. Je zet op de factuur "btw verlegd" plus het btw-nummer van je opdrachtgever, en die draagt de btw af. Dit geldt bij werk aan onroerende zaken: nieuwbouw, verbouwing, installatiewerk, sloop en grondwerk.

Waar het misgaat: ondernemers passen de regeling toe op werk dat er níet onder valt, bijvoorbeeld levering zonder montage of werk rechtstreeks voor een particulier. Of ze vergeten het juist toe te passen en factureren mét btw, waarna de opdrachtgever de factuur terugstuurt. Twijfel je over een opdracht, vraag het dan vooraf na — corrigeren achteraf kost meer tijd dan het vooraf goed doen.

2. Onderhanden werk over de jaargrens

Een project dat in november start en in maart klaar is, staat op 31 december halverwege. Fiscaal moet je dat werk waarderen en op je balans zetten: de kosten die je al hebt gemaakt plus een deel van de winst. Doe je dat niet, dan schuift je winst naar het verkeerde jaar en klopt je aangifte niet.

Dit is meteen de post waar de Belastingdienst bij een controle als eerste naar kijkt in de bouw. Zorg dus dat je per project bijhoudt hoeveel uren en materiaal erin zitten en hoever het gevorderd is.

3. De g-rekening

Huur je personeel in of werk je als onderaannemer, dan kun je te maken krijgen met een geblokkeerde rekening. Je opdrachtgever stort daar een deel van de factuur op, bedoeld voor loonheffingen en btw. Zo beperkt hij zijn aansprakelijkheid als jij niet afdraagt.

Praktisch punt dat vaak wordt onderschat: dat geld staat vast en kun je niet gebruiken voor je lopende kosten. Reken er in je liquiditeitsplanning dus niet op. Deblokkeren kan wel, maar dat vraag je aan bij de Belastingdienst en dat kost tijd.

4. Inlenersaansprakelijkheid bij zzp’ers

Huur je zzp’ers of uitzendkrachten in, dan kun je aansprakelijk worden gesteld voor de loonheffingen die zíj niet afdragen. Dat verrast veel aannemers. Bescherm jezelf: leg vast met wie je werkt, bewaar hun KvK-inschrijving en btw-nummer, spreek schriftelijk af wat er wordt geleverd, en betaal bij voorkeur via een g-rekening.

Let daarnaast op schijnzelfstandigheid. Werkt iemand feitelijk als werknemer — vaste tijden, jouw materiaal, jouw aansturing — dan kan de Belastingdienst de relatie als dienstverband aanmerken, ongeacht wat er in het contract staat.

5. Materiaal, gereedschap en investeringen

Klein gereedschap boek je direct als kosten. Grotere investeringen — een bestelbus, een kraan, een machine — schrijf je af over meerdere jaren. Bij investeringen boven een bepaald bedrag per jaar heb je bovendien recht op de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek, een aftrekpost die in de bouw vaak wordt gemist omdat niemand de investeringen bij elkaar optelt.

Houd daarom je investeringen apart bij, ook als je ze verspreid over het jaar doet.

6. Projectadministratie: weten wat een klus écht oplevert

Dit is geen fiscale verplichting, maar wel waar het meeste geld ligt. Veel bouwbedrijven weten pas achteraf of een project winst opleverde. Registreer per project je uren, materiaal en inhuur, en zet dat af tegen de aanneemsom. Dan zie je welk type klus voor jou rendeert en welke je beter kunt laten lopen — en kun je je volgende offerte beter onderbouwen.

7. Facturen, termijnen en meerwerk

Werk je met termijnfacturen, factureer die dan op tijd en volgens de afgesproken momenten; dat is je belangrijkste sturing op liquiditeit. Leg meerwerk altijd schriftelijk vast vóór je het uitvoert, met prijs en akkoord van de klant. Mondeling afgesproken meerwerk is de meest voorkomende oorzaak van onbetaalde facturen in de bouw — en een discussie achteraf win je zelden.

Uit de praktijk

Wat ik het vaakst zie: ondernemers gaan ervan uit dat ze de btw mogen verleggen omdat ze “in de bouw werken”. Zo werkt het niet — verlegging geldt alleen in specifieke situaties, en wie het onterecht toepast, krijgt bij een controle de niet-afgedragen btw alsnog voor zijn kiezen. Het tweede punt zit in de facturen die klanten zelf maken: bij een verlegde factuur is het btw-nummer van je opdrachtgever wettelijk verplicht, en dat ontbreekt vrijwel altijd. Ook dat kan bij een controle betekenen dat je de btw alsnog moet betalen. Mijn advies: laat je factuursjabloon één keer goed inrichten en beoordeel per opdracht of verlegging echt van toepassing is.

Wil je je administratie helemaal uit handen geven? Bekijk wat wij voor bouwbedrijven regelen.

Kort samengevat

De bouw kent een aantal eigen regels: de verleggingsregeling, onderhanden werk over de jaargrens, de g-rekening en de aansprakelijkheid bij inhuur. Wie die vier op orde heeft, voorkomt het meeste gedoe bij een controle. Wie daarnaast per project bijhoudt wat er echt in gaat, weet ook waar zijn geld verdiend wordt.

Wij verzorgen de complete administratie en aangiften voor bouwbedrijven en installateurs, van eenmanszaak tot bv, tegen een vast maandtarief. Bekijk onze tarieven of plan een gratis adviesgesprek — dan kijken we samen naar jouw situatie.

Geschreven door Tevfik Ozdemir, boekhouder bij Bedrijfsboekhouder.com