Twee btw-tarieven op één rekening, fooien die door het personeel gaan, wisselende diensten en een kas die dagelijks moet kloppen. Wij verzorgen de complete administratie voor horecaondernemers — voor een vast maandtarief, met een vaste boekhouder die je gewoon kunt appen.
Of je nu een restaurant, een café, een lunchroom of een strandpaviljoen runt: juist in de horeca zit je administratie vol eigenaardigheden. Hieronder lees je wat we voor je regelen en waar het in de praktijk het vaakst misgaat.
In het kort
We verwerken je administratie dagelijks: kassa-omzet, inkoopfacturen en bankmutaties, gekoppeld aan je zakelijke rekening en waar mogelijk aan je kassasysteem. Je btw-aangiften verzorgen we inclusief de splitsing tussen 9 en 21 procent — ook bij arrangementen, waar die splitsing het vaakst misgaat. We stellen je jaarcijfers op, verzorgen je aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting, en doen je salarisadministratie inclusief toeslagen en wisselende diensten.
Een restaurant heeft een paar administratieve kenmerken die je bij een café of lunchroom minder snel tegenkomt. De keuken is je grootste kostenpost naast personeel, dus de verhouding tussen inkoop en omzet — je kostprijs per gerecht en per menu — wil je elke maand zien. We splitsen je inkoop naar keuken en bar, zodat je ziet of een prijsstijging bij je leverancier je marge aantast voordat het jaar voorbij is.
Daarnaast werken veel restaurants met meerdere verkoopkanalen: de zaal, afhalen en bezorgen via platforms als Thuisbezorgd en Uber Eats. De uitbetalingen van die platforms zijn verrekend met commissies en kosten. Wij boeken de brutoomzet en de platformkosten apart, zodat je omzet en je btw-aangifte kloppen met wat er werkelijk is verkocht. Werk je met reserveringen met een aanbetaling, groepsmenu’s of zaalhuur, dan leggen we vast welk deel onder welk btw-tarief valt.
Dit is het grootste verschil met andere branches. Op één tafelrekening staan meestal beide tarieven door elkaar.
| Wat | Btw-tarief |
|---|---|
| Eten en alcoholvrije dranken | 9% |
| Alcoholhoudende dranken | 21% |
| Arrangementen / combideals | Splitsen naar tarief |
De valkuil: arrangementen niet splitsen
Een menu met wijnarrangement, een borrelpakket of een bruiloftsarrangement met zaalhuur moet je splitsen naar tarief. Reken je alles tegen 9% af, dan draag je te weinig btw af en corrigeert de Belastingdienst dat met rente. Laat je kassasysteem de splitsing op artikelniveau doen, niet achteraf met de hand.
Juist de horeca-specifieke posten leveren bij een controle de meeste discussie op. We zorgen dat je btw per artikelgroep goed gesplitst wordt, dat fooien die via de pin binnenkomen correct worden vastgelegd en uitgekeerd, en dat je kasadministratie klopt en verklaarbaar is.
Contante fooien die rechtstreeks naar het personeel gaan en die jij niet beheert, horen niet tot je omzet. Maar fooien die via de pin binnenkomen, komen wél eerst op jouw rekening. Keer je die uit aan je personeel, leg dan vast hoeveel en aan wie — en zet een vaste verdeelsleutel op papier. Zonder die vastlegging is het bij een controle jouw omzet, met alle btw- en loonheffingsgevolgen van dien.
Werk je met contant geld, dan ben je verplicht een kasadministratie bij te houden. Tel je kas dagelijks, leg het getelde bedrag vast en verklaar verschillen. Een kas die structureel afwijkt is bij een boekenonderzoek het eerste waar de Belastingdienst op inzoomt, en een negatieve kas is per definitie onmogelijk. Bewaar daarnaast je dagelijkse kassa-afsluitingen (het Z-rapport) en zorg dat je kassasysteem transacties onwijzigbaar bewaart.
Oproepkrachten, vakantiekrachten, avond- en weekendtoeslagen, personeelsmaaltijden en de verplichting om oproepkrachten na twaalf maanden een vast urenaanbod te doen: je loonadministratie is in de horeca complexer dan gemiddeld. Wij verzorgen de loonstroken en aangiften loonheffingen en houden de termijnen voor je in de gaten. Drie punten waar het vaak misgaat:
Meer over de voorbereiding lees je in ons artikel over personeel aannemen en je administratie. De loonadministratie zelf verzorgen we via onze salarisadministratie.
Bederf, breuk, personeelsconsumpties en weggeefacties: in de horeca verdwijnt een deel van je inkoop zonder omzet. Dat is normaal, maar registreer het wel. Een inkoopwaarde die niet in verhouding staat tot je omzet roept vragen op — en zonder registratie kun je het verschil niet uitleggen. Bijkomend voordeel: je ziet meteen waar je marge weglekt.
Je krijgt periodiek inzicht in de cijfers die er in de horeca toe doen. Draai je een horecazaak op gevoel, dan merk je te laat dat het misgaat. Vier cijfers wil je elke maand voor je hebben:
Wijkt een van die percentages af van vorige maand of vorig jaar, dan zie je het meteen — in plaats van pas bij de jaarcijfers.
Een vast laag maandtarief, afgestemd op je rechtsvorm en de omvang van je zaak — geen uurtje-factuurtje. Alle prijzen staan op onze tarievenpagina, en je bent maandelijks opzegbaar.
| Rechtsvorm | Vanaf (per maand, excl. btw) |
|---|---|
| Eenmanszaak | € 109 |
| V.O.F. | € 129 |
| B.V. | € 169 |
Personeel in dienst? De salarisadministratie kost € 12,50 per loonstrook per medewerker per maand, met een eenmalige opstart van € 250.
De horeca kent vier terugkerende struikelblokken: het splitsen van btw bij arrangementen, het vastleggen van fooien, een loonadministratie met wisselende contractvormen, en een kas die dagelijks moet kloppen. Verwerk je bovendien veel inkoopfacturen, houd er dan rekening mee dat e-facturatie voor het mkb eraan komt. En zet je btw-aangifte slim op met ons stappenplan.
Eten en alcoholvrije dranken vallen onder het lage tarief van 9%, alcoholhoudende dranken onder 21%. Op één rekening staan dus vaak beide tarieven door elkaar.
Je verdeelt de omzet over de tarieven op basis van de onderdelen: 9% over eten en alcoholvrij, 21% over alcohol (en eventueel zaalhuur apart). Laat je kassasysteem dit op artikelniveau doen, zodat het niet achteraf met de hand hoeft.
Naast de btw-splitsing tussen eten en alcohol gaat het om je kostprijs per gerecht, de omzet per kanaal (zaal, afhalen, bezorgplatforms), een sluitende kas en de loonadministratie voor keuken en bediening. Wij richten je administratie zo in dat je die cijfers elke maand ziet.
We boeken de brutoomzet en de commissie van het platform apart op basis van de omzetoverzichten. Zo klopt je omzet voor de btw en zie je wat bezorgen je na kosten oplevert.
In veel gevallen wel. We kijken samen naar je systeem en richten de aanlevering zo in dat je omzet automatisch en gesplitst naar btw-tarief binnenkomt.
We leggen vast welke fooien via de pin binnenkomen en hoe die worden uitgekeerd aan je personeel, zodat het bij een controle helder is en niet als jouw omzet wordt aangemerkt. Contante fooien die rechtstreeks naar het personeel gaan en die jij niet beheert, tellen niet mee als jouw omzet.
Ja, zodra je met contant geld werkt. Tel de kas dagelijks, leg het bedrag vast en verklaar verschillen. Bewaar ook je Z-rapporten en gebruik een kassasysteem dat transacties onwijzigbaar bewaart.
Meestal zo’n 26 tot 30 dagomzetbonnen, je kasboek per dag, al je kostenfacturen en de omzetoverzichten van bezorgplatforms als Thuisbezorgd en Uber Eats. Tien minuten per dag bijhouden scheelt een grote inhaalslag voor de deadline.
Ja, inclusief oproepkrachten, toeslagen en aangiften loonheffingen. We signaleren ook wanneer een oproepkracht recht krijgt op een vast urenaanbod.
Een vast maandbedrag, afhankelijk van je rechtsvorm en omvang. Alle prijzen staan transparant op onze tarievenpagina; je bent maandelijks opzegbaar.
Zeker. We richten je administratie zo in dat je per vestiging ziet hoe het loopt, met daarnaast één totaaloverzicht.
Benieuwd wat we voor jouw restaurant, café of lunchroom kunnen betekenen? Plan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek — binnen een half uur weet je waar je aan toe bent.