De btw-aangifte is de meest terugkerende verplichting die je als ondernemer hebt: vier keer per jaar, en altijd op een moment dat het niet uitkomt.
Hieronder het stappenplan zoals wij het elk kwartaal doorlopen, met de deadlines en de fouten die we het vaakst tegenkomen.
In het kort
- De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte: uiterlijk de laatste dag van de maand ná het kwartaal.
- Aangeven en betalen zijn twee aparte handelingen — te laat betalen kost óók een boete.
- Houd de factuurdatum aan, niet de betaaldatum, en bewaar elk bonnetje digitaal.
- Kun je niet betalen? Doe wél op tijd aangifte en vraag een betalingsregeling aan.
Wanneer moet je aangifte doen?
Je hebt tot en met de laatste dag van de maand ná het kwartaal om aangifte te doen én te betalen. Het geld moet op de deadline binnen zijn, dus houd rekening met verwerkingsdagen.
| Kwartaal | Periode | Deadline |
|---|---|---|
| Q1 | januari – maart | 30 april |
| Q2 | april – juni | 31 juli |
| Q3 | juli – september | 31 oktober |
| Q4 | oktober – december | 31 januari |
Aangeven en betalen zijn niet hetzelfde
Doe je op tijd aangifte maar betaal je te laat, dan krijg je alsnog een boete. En kun je niet betalen? Dien dan wél op tijd aangifte in en vraag daarna een betalingsregeling aan — niets doen is altijd duurder.
Stap 1: verzamel je verkoopfacturen
Begin met wat je hebt gefactureerd in het kwartaal. Het gaat om de factuurdatum, niet de betaaldatum: heb je in maart gefactureerd en wordt er in mei betaald, dan hoort die btw in het eerste kwartaal. Splits je omzet naar tarief (21%, 9%, 0% en vrijgesteld). Verkoop je aan ondernemers in andere EU-landen, dan heb je bovendien een opgaaf intracommunautaire prestaties nodig.
Stap 2: verzamel je inkoopfacturen en bonnetjes
Alle btw die je zelf op zakelijke kosten betaalde, mag je terugvragen als voorbelasting — mits je een geldige factuur met btw-nummer hebt en de kosten zakelijk zijn. Dit is de stap waar het meeste geld blijft liggen: bonnetjes van de bouwmarkt, tankbonnen, online abonnementen, parkeerkosten. Fotografeer ze direct bij aanschaf; een thermisch bonnetje in je dashboardkastje is in juli onleesbaar.
Stap 3: let op de bijzondere posten
- Verlegde btw (veel in de bouw): geen btw op de factuur, maar wel aangeven én in dezelfde aangifte terugvragen.
- Privégebruik van auto, telefoon of een deel van je woning: in het laatste kwartaal btw corrigeren — dit wordt structureel vergeten.
- Verkopen aan consumenten in andere EU-landen boven € 10.000 per jaar: dan geldt de OSS-regeling met een aparte aangifte.
Twijfel je over een bedrag? Met onze btw-calculator reken je een btw-bedrag snel na. En houd er rekening mee dat e-facturatie voor het mkb eraan komt — dat verandert hoe je facturen straks aanlevert.
Stap 4: controleer voordat je verstuurt
Loop vier dingen na:
- Sluit de btw uit je aangifte aan op je administratie?
- Klopt je omzet met wat er binnenkwam, rekening houdend met openstaande facturen?
- Zitten er geen privé-uitgaven tussen je kosten?
- Heb je van elke teruggevraagde btw daadwerkelijk een factuur?
Die laatste is de meest voorkomende reden voor een correctie achteraf: btw terugvragen zonder onderliggende factuur houdt bij een controle geen stand.
Stap 5: verstuur en betaal
Je doet aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudsoftware. Krijg je geld terug, dan staat dat meestal binnen enkele weken op je rekening. Moet je betalen, gebruik dan altijd het betalingskenmerk uit je aangifte — zonder dat kenmerk komt je betaling op de verkeerde plek terecht.
Actueel: nieuw rekeningnummer van de Belastingdienst
De Belastingdienst is per 1 mei 2026 overgestapt van ING naar Rabobank. Het meest gebruikte nieuwe nummer is NL04 RABO 0200 1122 44; betalingen op het oude nummer worden nog een jaar doorgeleid. Heb je een vaste periodieke overboeking ingesteld, pas die dan aan (bij automatische incasso hoef je niets te doen). Controleer altijd het rekeningnummer op je eigen aanslag.
Betaal je vanaf een g-rekening, dan gaat dat naar een ánder nummer: NL04 RABO 0200 1445 45. Het oude ING-nummer voor g-rekeningen sluit op 1 november.
Wat als je te laat bent?
Bij een te late aangifte krijg je een verzuimboete; bij te laat betalen komt daar een boete over het verschuldigde bedrag bovenop, plus rente. Herhaal je het, dan lopen die boetes op. Merk je dat je een fout maakte in een eerdere aangifte? Corrigeer die zelf: kleine correcties mag je in je eerstvolgende aangifte verwerken, grotere doe je met een aparte suppletie. Zelf melden voorkomt dat het als opzet wordt gezien.
Kort samengevat
Werk elk kwartaal dezelfde volgorde af: verkoopfacturen, inkoopfacturen, bijzondere posten, controle, versturen en betalen. Houd de factuurdatum aan, bewaar elk bonnetje digitaal, en kun je niet betalen: doe wél aangifte. Liever nooit meer aan denken? Bekijk onze tarieven — wij dienen je btw-aangiften op tijd in.
Veelgestelde vragen
Wanneer moet ik mijn btw-aangifte doen?
Meestal per kwartaal, uiterlijk de laatste dag van de maand ná het kwartaal: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Aangeven én betalen moet vóór die datum rond zijn.
Wat als ik mijn btw niet kan betalen?
Doe altijd wél op tijd aangifte en vraag daarna een betalingsregeling aan bij de Belastingdienst. Niets doen leidt tot een verzuimboete plus een boete over het bedrag en rente — dat is altijd duurder.
Kan ik btw terugvragen zonder factuur?
Nee. Voor het terugvragen van voorbelasting heb je een geldige factuur met btw-nummer nodig. Btw terugvragen zonder onderliggende factuur houdt bij een controle geen stand en leidt tot een correctie.
Moet ik de factuurdatum of de betaaldatum aanhouden?
De factuurdatum. Factureer je in maart en wordt er in mei betaald, dan valt die btw in het eerste kwartaal. De datum waarop het geld binnenkomt, doet er voor de aangifte niet toe.
Hoe corrigeer ik een fout in een eerdere btw-aangifte?
Kleine correcties mag je verwerken in je eerstvolgende aangifte; grotere doe je met een aparte suppletie. Zelf melden voorkomt dat de Belastingdienst het als opzet aanmerkt.
Liever nooit meer aan je btw-aangifte denken? Wij verzorgen je aangiften en dienen ze op tijd in, tegen een vast maandtarief. Plan een gratis adviesgesprek.
Plan een vrijblijvend gesprek