E-facturatie wordt verplicht: wat betekent dat voor jouw bedrijf?

Stuur jij je facturen als pdf per e-mail? Dan doe je hetzelfde als bijna de helft van alle Nederlandse ondernemers. En dat gaat de komende jaren veranderen.

Europa stapt over op verplichte e-facturatie. Nederland doet mee. De deadlines liggen nog een paar jaar weg, maar de landen om ons heen zijn al begonnen — en dat merk je eerder dan je denkt.

Een pdf is géén e-factuur

Dit is de misvatting die we het vaakst tegenkomen. Een pdf die je mailt is voor een computer gewoon een plaatje. Iemand aan de andere kant moet de gegevens overtypen of laten inlezen door scansoftware.

Een echte e-factuur is een gestructureerd databestand (UBL of XML). Alle velden — bedrag, datum, btw-tarief, factuurregels — staan op een vaste, voorspelbare plek. De boekhoudsoftware van je klant leest het bestand direct in. Geen overtypen, geen scanfouten.

Een ingescande papieren factuur is dus ook geen e-factuur. Net zomin als een Word-bestand of een link naar een klantportaal.

Wat is Peppol?

Peppol is het netwerk waarover die e-facturen worden verstuurd. Je kunt het vergelijken met het bankennetwerk: jij hoeft niet te weten bij welke bank je klant zit, je hebt alleen een rekeningnummer nodig. Bij Peppol werkt het net zo — jij hebt een Peppol-ID, je klant heeft er een, en de factuur komt aan. Ongeacht welk boekhoudpakket jullie allebei gebruiken.

Onderzoeksbureau EY heeft in opdracht van het ministerie van Financiën drie modellen onderzocht voor de Nederlandse infrastructuur. De uitkomst was helder: Peppol wordt aanbevolen, een Frans model met centraal overheidsportaal en een nieuw te bouwen nationaal platform worden afgeraden. Vrijwel alle geraadpleegde partijen — bedrijfsleven, overheid en softwareleveranciers — spraken hun voorkeur uit voor Peppol.

De tijdlijn

Waarom je hier nú al mee te maken krijgt

Vier jaar klinkt als zeeën van tijd. Toch zijn er drie redenen om niet te wachten.

1. Je Belgische en Franse klanten zijn al verplicht. Doe je zaken over de grens? Dan krijg je nu al de vraag om elektronisch te factureren. Wie dat niet kan, verliest opdrachten aan wie dat wel kan.
2. De Belgische praktijk laat zien wat er misgaat bij uitstel. Bedrijven die pas zes maanden voor de Belgische deadline begonnen, liepen tegen problemen aan met technische integratie, leverancierselectie en aanpassing van interne processen.
3. Het levert je nu al geld op. Dit horen we het vaakst van klanten die zijn overgestapt: e-facturen worden sneller betaald. Ze komen direct in de administratie van je klant terecht, zonder te blijven hangen in een mailbox.

En de uitgangspositie van het Nederlandse mkb is slecht. Uit onderzoek blijkt dat maar 10% van de mkb-bedrijven klaar is voor verplichte e-facturatie. 46% verstuurt facturen nog steeds als pdf per mail, en een kwart ontvangt zelfs nog papieren facturen.

Wat je nu kunt doen: 5 checks

• Check 1 — Ondersteunt je boekhoudpakket Peppol al? Kijk in je software of er een optie is voor “e-facturatie”, “Peppol” of “UBL verzenden”. Staat het er niet? Vraag je leverancier naar de roadmap. Zo niet, dan is dat op termijn een reden om te wisselen.
• Check 2 — Zet het aan en gebruik het. Veel pakketten hebben de functie al, maar staat hij uit. Aanzetten en registreren duurt meestal een kwartier. Je hebt je KvK-nummer en btw-identificatienummer nodig.
• Check 3 — Vraag je tien grootste klanten of ze op Peppol zitten. Zo ja: zet ze om. Dat is meteen je praktijktest.
• Check 4 — Factureer je aan de overheid? Begin daar. Facturen aan de rijksoverheid moeten al elektronisch. Als je dat al doet, ben je verder dan je denkt. Doe je het nog niet, dan is dit de perfecte oefening.
• Check 5 — Zorg dat je btw-administratie klopt. Zodra factuurgegevens straks direct en digitaal bij de Belastingdienst terechtkomen, worden fouten meteen zichtbaar. Een verkeerd btw-tarief of een ontbrekend btw-nummer viel vroeger pas op bij een controle. Straks niet meer.

Geen paniek, wel voorbereiding

We houden niet van bangmakerij. Er verandert vandaag niets aan je verplichtingen, en je hoeft je administratie niet halsoverkop om te gooien.

Maar er is een verschil tussen “op tijd” en “net op tijd”. Wie in 2029 begint, betaalt de hoofdprijs voor haastwerk. Wie nu begint, heeft er jaren plezier van voordat het moet.

Hoe je e-facturatie aanzet in SnelStart

Wij werken met SnelStart, en daarin zit Peppol gewoon ingebouwd. Zonder extra kosten. Voor onze klanten is dit dus geen project dat nog moet beginnen — het is een instelling die aan moet. Hieronder staat precies hoe het werkt, zodat je het zelf kunt nakijken.

E-facturen versturen

Verzenden kan vanuit SnelStart Web en vanuit SnelStart Polaris. Je kunt facturen sturen naar Nederlandse overheidsorganisaties, naar zakelijke klanten en naar buitenlandse bedrijven — bijvoorbeeld je Belgische afnemers, die sinds januari 2026 verplicht zijn. Wat moet er kloppen voordat het werkt:

• Je KvK-nummer en btw-nummer moeten correct ingevuld staan in de bedrijfsgegevens van SnelStart. Dit is de meest voorkomende reden dat een verzending mislukt.
• De ontvanger moet aangesloten zijn op het Peppol-netwerk. Is dat zo, dan levert het netwerk de factuur automatisch af.
• Factureer je aan de overheid? Dan heb je ook het organisatie-identificatienummer (OIN) van die instantie nodig. Dat vul je in op de klantkaart in SnelStart Web.

E-facturen ontvangen

Ontvangen vraagt één extra stap: je moet je eerst laten registreren op het Peppol-netwerk.

1. Stuur een e-mail naar het KvK-controleadres van SnelStart met een recent KvK-uittreksel. Heb je een holdingstructuur, stuur die dan volledig mee.
2. Binnen ongeveer drie werkdagen krijg je bericht dat je gevalideerd bent.
3. Daarna zet je de koppeling aan in SnelStart Web via Koppelingen > E-facturen ontvangen.

Vanaf dat moment komen inkoopfacturen van leveranciers die ook op Peppol zitten automatisch je administratie in. Geen pdf’s meer uit je mailbox vissen, geen bonnetjes overtypen.

Wat dat je oplevert

• Facturen worden automatisch verzonden en ontvangen, dus minder handwerk.
• Je kunt zonder gedoe factureren aan klanten in andere EU-landen.
• Je administratie loopt actueler, omdat facturen direct binnenkomen in plaats van via een omweg.
• Werk je met maatwerksoftware? Via de SnelStart API kun je Peppol ook in je eigen processen inbouwen.

Wat wij voor je regelen

Je hoeft dit niet zelf uit te zoeken. Wat we voor klanten doen:

• De Peppol-registratie aanvragen en afhandelen.
• Controleren of je bedrijfsgegevens in SnelStart compleet en correct zijn — zonder kloppend KvK- en btw-nummer werkt verzenden niet.
• Je klantgegevens inrichten, inclusief OIN voor overheidsklanten.
• De koppeling voor ontvangen aanzetten en testen.
• Je btw-administratie nalopen, zodat je straks geen digitale rode vlaggen krijgt.
• Werk je nu met een ander pakket, of met Word en Excel? Dan begeleiden we de overstap als online boekhouder.

Je blijft gewoon je facturen maken zoals je gewend bent. De route die ze afleggen verandert, jouw werk niet. Heb je een webshop — die factureert het meest B2B — of zit je in de regio en zoek je een boekhouder in Den Haag & Rijswijk? Dan denken we graag mee.

Veelgestelde vragen

Lees ook: waar een factuur aan moet voldoen, het btw-aangifte stappenplan en de deadlines voor de btw-aangifte.

Geschreven door Bedrijfsboekhouder