Een factuur die niet aan de eisen voldoet, is voor je klant geen geldig bewijsstuk. Hij kan de btw dan niet terugvragen — en bij een controle kan de Belastingdienst die aftrek jaren later alsnog schrappen. Dan krijg jij het telefoontje. Hieronder staat precies wat erop moet, wanneer je hem moet versturen en waar het in de praktijk misgaat.
De elf gegevens die verplicht zijn
Op elke factuur die je aan een ondernemer stuurt, moeten deze gegevens staan:
- De datum waarop je de factuur uitreikt
- Een uniek factuurnummer, oplopend en zonder gaten
- Je eigen naam en adres
- Je btw-identificatienummer
- Je KVK-nummer
- De naam en het adres van je klant
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan
- Het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst
- De datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht
- Het bedrag exclusief btw, per tarief apart als je meerdere tarieven hanteert
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
Lever je aan particulieren, dan ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen. Doe je het wel, dan mag je met bedragen inclusief btw werken.
Het factuurnummer: doorlopend, zonder gaten
Hier gaat het vaker mis dan je zou denken. Je factuurnummers moeten een doorlopende reeks vormen. Sla je er een over, bijvoorbeeld omdat je een concept hebt weggegooid, dan ontstaat er een gat — en dat is precies waar een controleur naar vraagt.
Heb je een factuur onterecht verstuurd, maak dan een creditfactuur in plaats van het nummer te laten vervallen. Dan blijft de reeks kloppen en is de correctie herleidbaar.
Meerdere reeksen mag, bijvoorbeeld per jaar of per vestiging, zolang elke reeks op zichzelf doorloopt en de nummers uniek blijven.
Wanneer moet de factuur de deur uit?
Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan moet de factuur er dus uiterlijk 15 april zijn.
In de praktijk is eerder vrijwel altijd beter. Hoe langer je wacht, hoe langer je op je geld wacht — en hoe groter de kans dat je klant zich de opdracht minder goed herinnert dan jij.
Btw verlegd: dan moet er iets extra’s op
Verleg je de btw naar je opdrachtgever, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw, dan gelden er twee extra eisen. Je vermeldt “btw verlegd” op de factuur, en je zet het btw-nummer van je opdrachtgever erbij. Zelf breng je geen btw in rekening.
Vergeet je die vermelding, dan is de factuur formeel onjuist en kan je opdrachtgever in de problemen komen. Werk je in deze sector, dan staat er meer over in ons artikel over boekhouding voor de bouw.
Kleineondernemersregeling: geen btw, wel een vermelding
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening. Je factuur ziet er dan anders uit: geen btw-tarief, geen btw-bedrag, maar wel de vermelding dat je de kleineondernemersregeling toepast.
Let op: je btw-identificatienummer zet je er nog steeds op. En je moet de regeling ook echt aangemeld hebben — hem stilzwijgend toepassen omdat je onder de omzetgrens blijft, mag niet.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
Digitaal bewaren mag, als de factuur maar leesbaar blijft en aantoonbaar niet gewijzigd is. Een pdf in een map die je periodiek back-upt voldoet. Een foto van een bonnetje die na drie jaar onleesbaar is geworden, niet.
Wat er in de praktijk misgaat
Wat ik het vaakst tegenkom, in volgorde van hoe vaak:
Het KVK-nummer ontbreekt. Veel factuursjablonen vermelden wel het btw-nummer maar niet het KVK-nummer. Beide zijn verplicht.
De leverdatum staat er niet op. De factuurdatum wel, de datum van levering niet. Dat zijn twee verschillende dingen, en allebei verplicht.
Een omschrijving als “werkzaamheden” of “advies”. Te vaag. Er moet uit blijken wát je hebt geleverd, zodat een buitenstaander het kan volgen.
Btw uitgesplitst vergeten bij gemengde facturen. Staan er producten met 9 en met 21 procent op één factuur, dan moet je per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag apart tonen.
Wat je zelf kunt controleren
Pak je laatste factuur erbij en loop de elf punten hierboven na. Duurt twee minuten. Ontbreekt er iets, pas dan meteen je sjabloon aan — dan is het bij de volgende factuur geregeld.
Klopt je factuur, dan verloopt je btw-aangifte doen ook een stuk soepeler, want dan sluiten je administratie en je aangifte vanzelf op elkaar aan.
Kort samengevat
Elf gegevens zijn verplicht, waarvan het KVK-nummer en de leverdatum het vaakst worden vergeten. Je factuurnummers vormen een doorlopende reeks zonder gaten. Versturen doe je uiterlijk de vijftiende van de maand na levering. Verleg je de btw, dan vermeld je “btw verlegd” plus het btw-nummer van je opdrachtgever. Bewaren doe je zeven jaar.
Twijfel je of je facturen kloppen, of wil je dat iemand er een keer goed naar kijkt? Wij verzorgen de complete administratie voor mkb-ondernemers en zzp’ers — bekijk wat we doen als boekhouder voor zzp’ers of plan een gratis adviesgesprek.
Geschreven door Tevfik Ozdemir, boekhouder bij Bedrijfsboekhouder.com