Een factuur die niet aan de eisen voldoet, is voor je klant geen geldig bewijsstuk. Hij kan de btw dan niet terugvragen — en bij een controle kan de Belastingdienst die aftrek jaren later alsnog schrappen.
De eisen zelf zijn niet ingewikkeld; het gaat vrijwel altijd mis op één of twee vergeten regels. Hieronder de complete lijst, en wat er in de praktijk ontbreekt.
In het kort
- Elf gegevens zijn verplicht op een factuur aan een ondernemer — KVK-nummer en leverdatum worden het vaakst vergeten.
- Factuurnummers vormen een doorlopende reeks zonder gaten; corrigeer met een creditfactuur, niet door een nummer te laten vervallen.
- Versturen doe je uiterlijk de vijftiende van de maand ná levering.
- Facturen bewaar je zeven jaar (tien jaar voor onroerende zaken).
De elf gegevens die verplicht zijn
Op elke factuur die je aan een ondernemer stuurt, moeten deze gegevens staan:
- De datum waarop je de factuur uitreikt
- Een uniek factuurnummer, oplopend en zonder gaten
- Je eigen naam en adres
- Je btw-identificatienummer
- Je KVK-nummer
- De naam en het adres van je klant
- Een omschrijving van wat je hebt geleverd of gedaan
- Het aantal geleverde goederen of de omvang van de dienst
- De datum waarop je hebt geleverd of de dienst hebt verricht
- Het bedrag exclusief btw, per tarief apart bij meerdere tarieven
- Het btw-tarief en het btw-bedrag
Lever je aan particulieren, dan ben je meestal niet verplicht een factuur te sturen. Doe je het wel, dan mag je met bedragen inclusief btw werken.
Het factuurnummer: doorlopend, zonder gaten
Hier gaat het vaker mis dan je zou denken. Sla je een nummer over — bijvoorbeeld omdat je een concept hebt weggegooid — dan ontstaat een gat, en dat is precies waar een controleur naar vraagt. Heb je een factuur onterecht verstuurd, maak dan een creditfactuur in plaats van het nummer te laten vervallen. Meerdere reeksen mag (per jaar of per vestiging), zolang elke reeks op zichzelf doorloopt en de nummers uniek blijven.
Wanneer moet de factuur de deur uit?
Uiterlijk op de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan moet de factuur er dus uiterlijk 15 april zijn. In de praktijk is eerder vrijwel altijd beter: hoe langer je wacht, hoe langer je op je geld wacht.
Btw verlegd: dan moet er iets extra’s op
Verleg je de btw naar je opdrachtgever, bijvoorbeeld als onderaannemer in de bouw, dan gelden twee extra eisen: je vermeldt “btw verlegd” én het btw-nummer van je opdrachtgever, en zelf breng je geen btw in rekening. Vergeet je die vermelding, dan is de factuur formeel onjuist.
Kleineondernemersregeling: geen btw, wel een vermelding
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan breng je geen btw in rekening. Je factuur heeft dan geen btw-tarief en geen btw-bedrag, maar wél de vermelding dat je de KOR toepast. Je btw-identificatienummer zet je er nog steeds op. En je moet de regeling echt hebben aangemeld — stilzwijgend toepassen omdat je onder de omzetgrens blijft, mag niet.
Hoe lang moet je facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel de facturen die je verstuurt als die je ontvangt. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, als de factuur maar leesbaar blijft en aantoonbaar niet gewijzigd is. Een pdf in een map die je periodiek back-upt voldoet; een foto van een bonnetje die na drie jaar onleesbaar is, niet.
Wat er in de praktijk het vaakst misgaat
| Wat ontbreekt | Waarom het misgaat |
|---|---|
| Het KVK-nummer | Sjablonen tonen vaak wel het btw-nummer, maar niet het KVK-nummer — beide zijn verplicht |
| De leverdatum | De factuurdatum staat er wel, de leverdatum niet; dat zijn twee verschillende, verplichte data |
| Een vage omschrijving | “Werkzaamheden” of “advies” is te vaag; een buitenstaander moet kunnen volgen wat je leverde |
| Btw niet uitgesplitst | Bij 9% én 21% op één factuur moet je per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag apart tonen |
Let op: e-facturatie komt eraan
Voor facturen tussen ondernemers gaat e-facturatie in een gestructureerd formaat de norm worden. Een pdf per e-mail is dan niet meer genoeg. Lees wat verplichte e-facturatie voor het mkb betekent, zodat je je facturatie op tijd aanpast.
Wat je zelf kunt controleren
Pak je laatste factuur erbij en loop de elf punten na. Duurt twee minuten. Ontbreekt er iets, pas dan meteen je sjabloon aan — dan is het bij de volgende factuur geregeld. Klopt je factuur, dan verloopt ook je btw-aangifte soepeler, want dan sluiten administratie en aangifte vanzelf op elkaar aan.
Kort samengevat
Elf gegevens zijn verplicht, waarvan het KVK-nummer en de leverdatum het vaakst worden vergeten. Je factuurnummers vormen een doorlopende reeks zonder gaten. Versturen doe je uiterlijk de vijftiende van de maand na levering. Verleg je de btw, dan vermeld je “btw verlegd” plus het btw-nummer van je opdrachtgever. Bewaren doe je zeven jaar.
Veelgestelde vragen
Welke gegevens zijn verplicht op een factuur?
Elf: factuurdatum, uniek factuurnummer, jouw naam en adres, je btw-identificatienummer, je KVK-nummer, naam en adres van de klant, een omschrijving, het aantal of de omvang, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, en het btw-tarief met -bedrag.
Moet ik een factuur sturen aan particulieren?
Meestal niet verplicht. Stuur je er toch een, dan mag je met bedragen inclusief btw werken. Aan andere ondernemers moet je altijd een factuur sturen die aan alle eisen voldoet.
Wanneer moet ik mijn factuur uiterlijk versturen?
Uiterlijk de vijftiende dag van de maand ná de maand waarin je hebt geleverd. Lever je op 3 maart, dan moet de factuur uiterlijk 15 april de deur uit. Eerder is bijna altijd beter voor je cashflow.
Mag er een gat in mijn factuurnummers zitten?
Nee, de nummers moeten een doorlopende reeks vormen. Moet je een factuur terugdraaien, maak dan een creditfactuur in plaats van een nummer te laten vervallen. Meerdere aparte reeksen mogen, zolang elke reeks doorloopt.
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
Zeven jaar, zowel verstuurde als ontvangen facturen. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar. Digitaal bewaren mag, mits de factuur leesbaar blijft en aantoonbaar niet is gewijzigd.
Twijfel je of je facturen kloppen, of wil je dat iemand er een keer goed naar kijkt? Wij verzorgen de complete administratie voor mkb-ondernemers en zzp’ers. Plan een gratis adviesgesprek.
Plan een vrijblijvend gesprek