Bedrijfsboekhouder.com (Einsteinlaan 28, 2289 CC Rijswijk, KVK 78320550, info@bedrijfsboekhouder.com) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring. Wij verwerken gegevens van bezoekers van deze website en van onze klanten. Omdat wij boekhoudwerk doen, gaat het bij klanten om financiële gegevens; daar gaan wij zorgvuldig mee om.
Welke gegevens wij verwerken en waarom
Bezoekers van deze website
Onze website verzamelt technische gegevens die nodig zijn om de site te tonen en te beveiligen: uw IP-adres, het tijdstip van uw bezoek, de opgevraagde pagina en gegevens over uw browser. Deze gegevens komen terecht in de serverlogboeken van onze hostingpartij. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om de website werkend en veilig te houden (art. 6 lid 1 sub f AVG).
Contact opnemen
Vult u een contactformulier in of mailt of belt u ons, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht. Wij gebruiken die gegevens om uw vraag te beantwoorden. Grondslag: uw verzoek om contact, en waar het uitloopt op een opdracht de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Een afspraak inplannen
Plant u via onze website een afspraak in, dan verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de gegevens van de afspraak. Wij gebruiken die om de afspraak vast te leggen, u een bevestiging en een herinnering te sturen, en het gesprek voor te bereiden. Het afsprakensysteem draait op onze eigen server; deze gegevens gaan niet naar een externe afsprakendienst. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst dan wel uw verzoek daartoe (art. 6 lid 1 sub b AVG).
Klanten van onze boekhouddiensten
Voor het uitvoeren van een boekhoudopdracht verwerken wij aanzienlijk meer gegevens. Afhankelijk van de opdracht gaat het om:
- uw contact- en bedrijfsgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KVK-nummer en btw-nummer;
- uw financiële administratie: facturen, bonnen, bankafschriften, grootboek, jaarcijfers en aangiften;
- uw burgerservicenummer, uitsluitend waar de wet dat voorschrijft, bijvoorbeeld bij de aangifte inkomstenbelasting of de loonadministratie;
- gegevens die wij nodig hebben om u te identificeren, waaronder een kopie van uw identiteitsbewijs;
- persoonsgegevens die in uw administratie voorkomen, bijvoorbeeld van uw medewerkers of van uw eigen klanten en leveranciers.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst die wij met u sluiten (art. 6 lid 1 sub b AVG) en het voldoen aan wettelijke verplichtingen die op ons rusten (art. 6 lid 1 sub c AVG).
Burgerservicenummer
Een burgerservicenummer mag alleen worden gebruikt als de wet dat voorschrijft. Wij gebruiken het uitsluitend voor belastingaangiften en de loonadministratie, en voor geen enkel ander doel. Wij nemen het niet op in correspondentie die daar niet over gaat.
Identificatie en de Wwft
Als administratiekantoor vallen wij onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Die wet verplicht ons om vast te stellen wie onze klant is voordat wij aan het werk gaan, om te achterhalen wie de uiteindelijk belanghebbende is, en om ongebruikelijke transacties te melden bij de Financial Intelligence Unit Nederland. Wij zijn wettelijk verplicht zo’n melding geheim te houden voor de betrokkene. Deze verplichtingen gaan vóór op onze geheimhouding richting u.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Serverlogboeken: maximaal 6 maanden.
- Contactverzoeken die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
- Afspraakgegevens: maximaal 12 maanden na de afspraak, tenzij er een opdracht uit voortkomt.
- Uw administratie en onze eigen administratie: 7 jaar, zoals de fiscale bewaarplicht voorschrijft (art. 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar.
- Identificatiegegevens uit hoofde van de Wwft: 5 jaar na het einde van de opdracht (art. 33 Wwft).
Na afloop van deze termijnen verwijderen wij de gegevens of maken wij ze onherleidbaar.
Wie uw gegevens verder onder ogen krijgt
Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame. Wij schakelen wel partijen in die ons ondersteunen, en met hen sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Het gaat om:
- TransIP (Nederland) – hosting van de website en de e-mail;
- SnelStart (Nederland) – de boekhoudsoftware waarin wij uw administratie voeren;
- Nextens (Nederland) – de software waarmee wij uw belastingaangiften opstellen en indienen;
- Google Ireland Limited (Ierland) – Google Workspace, waarmee onze e-mail wordt verzonden en bewaard.
Daarnaast verstrekken wij gegevens aan partijen aan wie wij dat wettelijk verplicht zijn, met name de Belastingdienst, de Kamer van Koophandel en de Financial Intelligence Unit Nederland.
Onze verwerkers zijn gevestigd in Nederland en Ierland. Google kan e-mailgegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; daarvoor gelden het EU-US Data Privacy Framework en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie als waarborg. Verder brengen wij uw gegevens niet buiten de EER.
Beveiliging
Wij nemen passende maatregelen om uw gegevens te beschermen. Onze website en het klantportaal werken over een beveiligde verbinding, toegang tot uw administratie is beperkt tot wie die nodig heeft, en accounts zijn met sterke wachtwoorden beveiligd. Vermoedt u dat er iets mis is met de beveiliging van uw gegevens, neem dan contact met ons op.
Uw rechten
U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kunt u bezwaar maken tegen de verwerking, ons vragen de verwerking te beperken, en uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen om ze over te dragen. Heeft u toestemming gegeven, dan mag u die op elk moment intrekken.
Deze rechten zijn niet onbeperkt. Zolang de fiscale bewaarplicht of de Wwft ons verplicht gegevens te bewaren, kunnen wij niet aan een verzoek tot verwijdering voldoen.
Een verzoek stuurt u naar info@bedrijfsboekhouder.com. Wij reageren binnen vier weken. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen zich te identificeren.
Klacht indienen
Bent u het oneens met hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten – dan komen we er meestal samen uit. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag, autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Wijzigingen
Wij passen deze verklaring aan wanneer onze werkwijze verandert. De actuele versie staat altijd op deze pagina.
Laatst bijgewerkt: augustus 2026.