In het kort
Richt de boekhouding van je webshop in met een aparte tussenrekening per betaalprovider en marktplaats, boek je omzet bruto en de kosten apart, en houd je voorraad bij. Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen voor meer dan € 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van je klant en geef je die aan via het éénloketsysteem (OSS).
Een webshop is administratief anders dan de meeste bedrijven. Je hebt veel kleine transacties, je geld komt binnen via partijen die er kosten vanaf halen, klanten sturen producten terug en je verkoopt al snel over de grens. Met een goede inrichting vanaf het begin voorkom je dat je aan het eind van het kwartaal honderden regels handmatig moet uitzoeken.
1. Scheid je geldstromen met tussenrekeningen
Het belangrijkste principe: boek niet het bedrag dat op je bank binnenkomt als omzet. Een uitbetaling van Mollie, Stripe, PayPal of een marktplaats is een optelsom van veel orders, min kosten, min retouren. Maak daarom per betaalprovider en per marktplaats een tussenrekening in je boekhouding.
- De orders uit je webshop boek je als omzet, met de tegenboeking op de tussenrekening van de betaalmethode.
- De uitbetaling naar je bank boek je van de tussenrekening af.
- De transactiekosten en terugboekingen boek je apart als kosten.
- Het saldo van de tussenrekening moet aan het eind van de periode overeenkomen met wat de provider nog aan je verschuldigd is.
Zo zie je direct of elke order is betaald en wat je betaalproviders je werkelijk kosten.
2. Marktplaatsen: bruto boeken, kosten apart
Bij Bol, Amazon en andere marktplaatsen ontvang je periodiek een afrekening. Daarin staan je verkopen, de commissie, verzend- en advertentiekosten en eventuele retouren. Boek de verkopen als brutoomzet en de kosten van de marktplaats apart, met de btw die daarop staat. Alleen dan klopt je omzet voor de btw-aangifte en kun je de btw op de kosten aftrekken. Online platforms geven bovendien gegevens over verkopers door aan de Belastingdienst; je administratie moet daar dus op aansluiten.
3. Retouren en creditnota’s
Een retour is geen kostenpost maar een correctie op je omzet. Boek retouren als negatieve omzet, zodat ook de btw wordt gecorrigeerd. Stuur je een zakelijke klant een creditnota, verwijs dan naar de oorspronkelijke factuur. De regels voor facturen lees je in waar moet een factuur aan voldoen.
4. Voorraad bijhouden
Koop je producten in om door te verkopen, dan is je inkoop niet meteen kosten. Wat aan het eind van het jaar nog op de plank ligt, staat als voorraad op je balans; alleen wat je hebt verkocht, telt als inkoopwaarde van de omzet. Houd daarom bij wat je inkoopt, wat je verkoopt en wat er overblijft. Een telling op 31 december is het minimum; een voorraadsysteem dat aan je webshop is gekoppeld, maakt het veel eenvoudiger.
5. Btw bij verkoop in de EU
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan let je op de drempel van € 10.000 per kalenderjaar voor al die verkopen samen. Daaronder mag je meestal Nederlandse btw rekenen. Kom je erboven, dan reken je vanaf dat moment de btw van het land waar de goederen naartoe gaan. Die btw kun je per kwartaal in één melding aangeven via de Unieregeling van het éénloketsysteem (OSS). Verkoop je aan ondernemers in de EU, dan is het meestal een intracommunautaire levering tegen 0%, mits je het btw-nummer van je afnemer hebt gecontroleerd.
Let op: tien jaar bewaren
Gegevens voor het éénloketsysteem moet je tien jaar bewaren, langer dan de gebruikelijke zeven jaar. Bewaar per land en per btw-tarief je verkopen, zodat je elke OSS-melding kunt onderbouwen. Bron: Belastingdienst, peildatum 24 september 2026.
6. Kies software die met je webshop praat
Bij veel orders wil je niet alles overtypen. Kies boekhoudsoftware die orders, uitbetalingen en bankmutaties kan inlezen. Wij werken met SnelStart, gekoppeld aan je bank, en verwerken de exports van je webshop en betaalproviders. Zo blijft de handmatige correctie beperkt tot de uitzonderingen.
Voorbeeld: één uitbetaling ontleed
Een betaalprovider betaalt € 1.940 uit. Daarachter zitten orders voor € 2.050, een retour van € 80 en € 30 transactiekosten. Je boekt € 2.050 omzet, € 80 negatieve omzet voor de retour, € 30 kosten en € 1.940 van de tussenrekening naar de bank. De tussenrekening sluit op nul.
Checklist: de administratie van je webshop
- Een aparte zakelijke bankrekening.
- Een tussenrekening per betaalprovider en per marktplaats.
- Omzet bruto geboekt, kosten van providers en marktplaatsen apart.
- Retouren als negatieve omzet.
- Een voorraadregistratie en een telling per jaareinde.
- Bewaking van de EU-drempel van € 10.000 en zo nodig een OSS-registratie.
- Btw-aangifte op tijd; zie de btw-aangiftetermijnen.
Wil je dit liever niet zelf inrichten? Op de pagina boekhouder voor webshops en e-commerce lees je wat wij voor webshops regelen.
Veelgestelde vragen
Hoe boek ik de uitbetalingen van mijn betaalprovider?
Via een tussenrekening per provider. Je boekt de orders als omzet op die tussenrekening, de uitbetaling naar je bank eraf en de transactiekosten en terugboekingen apart als kosten. Het saldo moet aansluiten op wat de provider je nog verschuldigd is.
Moet ik de omzet van Bol of Amazon bruto of netto boeken?
Bruto. De verkopen boek je als omzet, de commissie en andere kosten van de marktplaats apart als kosten. Anders klopt je omzet voor de btw niet.
Wanneer moet ik buitenlandse btw rekenen?
Zodra je verkopen aan particulieren in andere EU-landen samen boven € 10.000 per kalenderjaar komen. Vanaf dat moment reken je de btw van het land van je klant, die je kunt aangeven via het éénloketsysteem.
Is mijn inkoop direct aftrekbaar als kosten?
Niet volledig. Wat je aan het eind van het jaar nog op voorraad hebt, staat op je balans. Alleen de inkoopwaarde van wat je hebt verkocht, telt als kosten in dat jaar.
Hoe lang moet ik de gegevens van mijn webshop bewaren?
De basisgegevens van je administratie zeven jaar. Gegevens voor het éénloketsysteem (OSS) tien jaar.
Wil je dat iemand de administratie van je webshop goed inricht en bijhoudt? Plan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.