In het kort
Als ondernemer houd je een administratie bij waaruit je rechten en verplichtingen blijken en waarmee je je aangiften kunt onderbouwen: je grootboek, in- en verkoopfacturen, bankmutaties, kas, debiteuren en crediteuren, voorraad en, als je personeel hebt, de loonadministratie. De basisgegevens bewaar je zeven jaar; gegevens over onroerende zaken en het éénloketsysteem tien jaar.
Een goede financiële administratie is meer dan een verplichting richting de Belastingdienst. Het is ook je dashboard: je ziet wat je verdient, wat er openstaat en of je genoeg reserveert voor de belasting. Hieronder lees je wat er in elk geval in hoort, hoe je het ordent en hoe lang je alles moet bewaren.
Wat hoort er in je financiële administratie?
De Belastingdienst noemt een aantal basisgegevens die altijd in de administratie horen. Voor de meeste ondernemers komt het neer op dit:
- Het grootboek: het overzicht van alle rekeningen waarop je boekt, zoals omzet, kosten, bank, debiteuren en btw.
- De verkoopadministratie: al je verstuurde facturen, doorlopend genummerd.
- De inkoopadministratie: alle ontvangen facturen en bonnen.
- Debiteuren en crediteuren: wie jou nog moet betalen en wie jij nog moet betalen.
- Bank- en kasadministratie: alle bankmutaties en, als je contant geld ontvangt, een dagelijks bijgehouden kas.
- Voorraadadministratie: als je goederen inkoopt om te verkopen.
- Loonadministratie: als je personeel in dienst hebt.
- Gegevens voor de belasting van anderen: bijvoorbeeld wat je aan ingehuurde krachten betaalt.
Daarnaast horen contracten, offertes, correspondentie met klanten en leveranciers en je bankafschriften bij je administratie, net als de gegevens waarmee je aftrekposten onderbouwt.
Uren bijhouden
Ben je ondernemer voor de inkomstenbelasting en wil je de zelfstandigenaftrek gebruiken, dan moet je aannemelijk maken dat je minimaal 1.225 uur per jaar aan je onderneming besteedt. Alle uren tellen mee, ook voor administratie, offertes en acquisitie. Houd ze bij in een urenregistratie en bewaar die bij je administratie.
Zakelijk en privé gescheiden
Een aparte zakelijke bankrekening is voor een eenmanszaak niet wettelijk verplicht, maar maakt je administratie veel overzichtelijker. Privé-uitgaven via de zakelijke rekening boek je als privéopname; zakelijke uitgaven die je privé betaalt als privéstorting. Gebruik je een auto of een werkruimte zowel zakelijk als privé, leg dan vast hoe je dat verdeelt. Lees voor de auto ook bijtelling als zzp’er of eenmanszaak.
De bewaarplicht: zeven of tien jaar
Je bent verplicht je administratie te bewaren. Hoe lang, hangt af van het soort gegevens:
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisgegevens (grootboek, debiteuren en crediteuren, voorraad, in- en verkoop, loon) | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken | 10 jaar |
| Gegevens van het éénloketsysteem (OSS) | 10 jaar |
| Andere gegevens | 7 jaar, of korter als je daarover afspraken maakt met de Belastingdienst |
Bron: Belastingdienst, “Hoelang moet u gegevens bewaren?”, peildatum 24 september 2026.
Wanneer begint de termijn?
De bewaartermijn start pas als een gegeven niet meer actueel is. Een leasecontract van vier jaar hoort die vier jaar bij je lopende administratie; pas daarna begint de termijn van zeven jaar. Ook na het stoppen met je onderneming moet je de administratie bewaren.
Digitaal bewaren
Je mag je administratie digitaal bewaren, zolang de gegevens volledig, leesbaar en controleerbaar blijven. Een scan of foto van een bon is prima, als die over zeven jaar nog leesbaar is. Werk je met boekhoudsoftware zoals SnelStart, dan staan je boekingen, bankmutaties en bijlagen op één plek. Zorg wel dat je ook bij een overstap naar een ander pakket of een andere boekhouder je gegevens meeneemt.
Zo houd je het bij
- Verwerk bonnen en facturen wekelijks, niet pas aan het eind van het kwartaal.
- Stuur facturen uiterlijk de vijftiende van de maand na levering en controleer de factuureisen.
- Stem je bank maandelijks af: elke bankregel heeft een bon of factuur.
- Reserveer maandelijks voor btw en inkomstenbelasting op een aparte rekening.
- Zet de deadlines van je aangiften in je agenda; zie de btw-aangiftetermijnen.
Heb je een jaarrekening nodig voor de bank of een hypotheek, dan komt alles samen: zie jaarrekening laten maken.
Veelgestelde vragen
Wat moet ik minimaal bijhouden als zzp’er?
Je verkoopfacturen, inkoopfacturen en bonnen, je bankmutaties, een overzicht van wie je nog moet betalen en wie jou, eventueel je kas en voorraad, en je uren als je de zelfstandigenaftrek wilt gebruiken.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?
De basisgegevens zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en voor het éénloketsysteem geldt tien jaar.
Mag ik mijn bonnetjes weggooien als ik ze heb gescand?
Ja, als de digitale versie volledig en leesbaar is en blijft, en je hem gedurende de bewaartermijn kunt tonen. Bewaar de scans op een plek met een back-up.
Is een zakelijke bankrekening verplicht?
Voor een eenmanszaak niet, maar het maakt je administratie veel eenvoudiger en voorkomt dat zakelijke en privé-uitgaven door elkaar lopen. Een bv heeft sowieso een eigen rekening nodig.
Wanneer begint de bewaartermijn?
Zodra een gegeven niet meer actueel is. Bij een contract dat nog loopt, begint de termijn pas na afloop van het contract.
Wil je je financiële administratie in één keer goed op orde hebben, en daarna niet meer zelf hoeven boeken? Plan een gratis en vrijblijvend adviesgesprek.
Lees ook: zelf boekhouden of uitbesteden en het stappenplan voor de btw-aangifte.