Je eerste werknemer aannemen is een mijlpaal — en het moment waarop je administratie in één klap ingewikkelder wordt. Het belangrijkste advies: begin er ruim op tijd mee.
Reken op zo’n twee maanden voorbereiding, want een aantal zaken kun je simpelweg niet versnellen.
In het kort
- Een loonheffingennummer aanvragen duurt in de praktijk twee tot zes weken — dat bepaalt je startdatum.
- Uitzoeken welke cao geldt is geen keuze: een algemeen verbindend verklaarde cao geldt automatisch.
- Reken op werkgeverslasten van ruwweg 25 tot 35% bovenop het brutoloon.
- Bij ziekte betaal je tot twee jaar loon door — dek dat af met een verzuimverzekering.
Waarom je twee maanden nodig hebt
De belangrijkste reden is het loonheffingennummer. Dat vraag je aan bij de Belastingdienst en het duurt twee tot zes weken voordat je het binnen hebt. Zonder dat nummer kan er geen loonstrook worden gedraaid en geen aangifte loonheffingen worden gedaan. Je kunt dus niet op maandag besluiten dat iemand volgende week begint. Daarnaast moet je de cao uitzoeken, aansluiten bij het juiste pensioenfonds, een contract opstellen en je aanmelden bij een arbodienst — stappen die deels van elkaar afhangen.
Wat je moet regelen vóór de eerste werkdag
- Meld je aan als werkgever en vraag je loonheffingennummer aan — doe dit als eerste, want dit heeft de langste doorlooptijd.
- Zoek uit welke cao geldt: die bepaalt lonen, toeslagen, vakantiedagen en vaak een verplicht pensioenfonds.
- Stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op met functie, salaris, arbeidsduur, ingangsdatum en tijdelijk of vast.
- Vraag een kopie van een geldig identiteitsbewijs (een rijbewijs volstaat niet) en laat je werknemer de loonheffingskorting wel of niet toepassen.
- Regel je arbozaken: een risico-inventarisatie en aansluiting bij een arbodienst of bedrijfsarts.
Loon betaal je giraal
Het deel van het loon tot aan het wettelijk minimumloon moet giraal (via de bank) worden betaald; contant is voor dat deel niet toegestaan. Zonder bankafschriften kun je bij een controle niet aantonen dát en hoevéél je hebt betaald — en dan ligt de bewijslast bij jou.
Wat een werknemer echt kost
Hier verkijken de meeste ondernemers zich op: het brutoloon is niet je kostenplaatje. Daar komt bovenop:
| Kostenpost | Indicatie |
|---|---|
| Brutoloon | Basis |
| Vakantiegeld | + 8% |
| Premies werknemersverzekeringen | Werkgeversdeel |
| Werkgeversheffing Zvw | Werkgeversdeel |
| Pensioenpremie (vaak, bij cao) | Werkgeversdeel |
| Werkgeverslasten totaal | Ruwweg + 25 tot 35% |
Reken daar verzuim, een werkplek en eventuele scholing bij op. Wil je het per salaris uitrekenen? Onze bruto-nettotool laat zien wat een brutoloon netto kost.
Het risico dat mensen onderschatten: loondoorbetaling bij ziekte
Tot twee jaar loon doorbetalen
Wordt je werknemer ziek, dan ben je verplicht tot twee jaar lang het loon door te betalen — salaris zonder omzet ertegenover, en mogelijk vervanging inhuren. Voor een kleine onderneming is dat de zwaarste financiële klap die er is. Een verzuimverzekering dekt dit; regel die vóór je eerste werknemer begint, niet erna.
Wat er maandelijks bijkomt
- Loonstroken draaien, aangifte loonheffingen indienen en op tijd betalen
- Verlof- en verzuimregistratie bijhouden
- Wijzigingen verwerken, zoals loonsverhogingen en contractverlengingen
- Een tijdelijk contract uiterlijk één maand voor het einde schriftelijk aanzeggen — anders ben je een vergoeding verschuldigd
- Oproepkrachten na twaalf maanden een aanbod doen voor een vast urenaantal
Zzp’er inhuren in plaats van iemand aannemen?
Dat lijkt eenvoudiger, maar het is geen ontsnappingsroute. Werkt iemand feitelijk als werknemer — vaste tijden, jouw materiaal, jouw aansturing — dan kan de Belastingdienst de relatie als dienstverband aanmerken, ongeacht het contract, en komt de naheffing bij jou terecht. Werk je in de bouw of huur je regelmatig in, dan speelt bovendien inlenersaansprakelijkheid; meer daarover in ons artikel over boekhouding voor de bouw.
Geef je een werknemer straks een auto van de zaak? Houd dan ook rekening met de nieuwe pseudo-eindheffing op fossiele auto’s vanaf 2027 — die betaal je als werkgever bovenop de bijtelling.
Kort samengevat
Begin twee maanden voordat iemand start. Vraag als eerste je loonheffingennummer aan, zoek uit welke cao geldt en welk pensioenfonds daarbij hoort, stel een schriftelijk contract op en betaal giraal. Budgetteer met 25 tot 35% bovenop het brutoloon en dek loondoorbetaling bij ziekte af.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het aanvragen van een loonheffingennummer?
In de praktijk twee tot zes weken. Zonder dat nummer kun je geen loonstrook draaien of aangifte loonheffingen doen, dus vraag het als allereerste aan zodra je iemand wilt aannemen.
Wat kost een werknemer bovenop het brutoloon?
Reken op ruwweg 25 tot 35% aan werkgeverslasten bovenop het brutoloon: vakantiegeld (8%), premies werknemersverzekeringen, de werkgeversheffing Zvw en vaak een pensioenpremie. Verzuim, werkplek en scholing komen daar nog bij.
Moet ik het loon giraal betalen?
Het deel tot aan het wettelijk minimumloon moet giraal, via de bank. Contant is voor dat deel niet toegestaan, en zonder bankafschriften kun je bij een controle niet aantonen wat je hebt betaald.
Hoe lang moet ik loon doorbetalen als mijn werknemer ziek wordt?
Tot twee jaar. Dat is voor een kleine werkgever een groot risico; een verzuimverzekering dekt de loondoorbetaling. Sluit die af vóórdat je eerste werknemer begint.
Kan ik beter een zzp’er inhuren dan iemand aannemen?
Alleen als er echt sprake is van zelfstandigheid. Werkt iemand feitelijk als werknemer, dan kan de Belastingdienst de relatie als dienstverband aanmerken en volgt een naheffing — ongeacht wat er in het contract staat.
Overweeg je personeel aan te nemen? Bel of app ons vóórdat je iemand aanneemt, dan zorgen we dat alles op tijd geregeld is. Wij verzorgen de complete salarisadministratie voor mkb-ondernemers. Plan een gratis adviesgesprek.
Plan een vrijblijvend gesprek