Je eerste werknemer aannemen is een mijlpaal — en het moment waarop je administratie in één klap ingewikkelder wordt. Het belangrijkste wat we je kunnen meegeven: begin er ruim op tijd mee. Reken op zo’n twee maanden voorbereiding, want een aantal zaken kun je simpelweg niet versnellen.
Waarom je twee maanden nodig hebt
De belangrijkste reden is het loonheffingennummer. Dat vraag je aan bij de Belastingdienst en het duurt in de praktijk twee tot zes weken voordat je het binnen hebt. Zonder dat nummer kan er geen loonstrook worden gedraaid en kan er geen aangifte loonheffingen worden gedaan. Je kunt dus niet op maandag besluiten dat iemand volgende week begint.
Daarnaast moet er in die periode meer geregeld worden: uitzoeken welke cao van toepassing is, aansluiting bij het juiste pensioenfonds, het opstellen van een arbeidsovereenkomst, en je aanmelding bij een arbodienst. Elk van die stappen kost tijd, en ze zijn deels van elkaar afhankelijk — je kunt geen goed contract opstellen zonder te weten welke cao geldt.
Wat je moet regelen vóór de eerste werkdag
Meld je aan als werkgever bij de Belastingdienst en vraag je loonheffingennummer aan. Doe dit als eerste, want dit is het onderdeel met de langste doorlooptijd.
Zoek uit of er een cao van toepassing is op jouw branche. Dat is geen keuze — een algemeen verbindend verklaarde cao geldt ook als jij er geen partij bij bent, en bepaalt lonen, toeslagen, vakantiedagen en vaak een verplicht pensioenfonds. Wie dat over het hoofd ziet, krijgt later een naheffing over jaren, met terugwerkende kracht.
Stel een schriftelijke arbeidsovereenkomst op met functie, salaris, arbeidsduur, ingangsdatum en of het tijdelijk of vast is. Vraag om een kopie van een geldig identiteitsbewijs voor je administratie (een rijbewijs volstaat niet) en laat je werknemer aangeven of hij de loonheffingskorting bij jou wil toepassen.
Regel tot slot je arbozaken: een risico-inventarisatie en aansluiting bij een arbodienst of bedrijfsarts.
Loon betaal je giraal
Een punt dat in de praktijk vaak misgaat: het deel van het loon tot aan het wettelijk minimumloon moet giraal worden betaald, dus via de bank. Contant uitbetalen is voor dat deel niet toegestaan.
Los van de regel is er een praktisch argument: zonder bankafschriften kun je bij een controle niet aantonen dát en hoevéél je hebt betaald. De bewijslast ligt dan bij jou, en die verlies je zonder papieren spoor.
Wat een werknemer echt kost
Hier verkijken de meeste ondernemers zich op. Het brutoloon is niet je kostenplaatje. Daar bovenop komen het vakantiegeld van 8 procent, de premies werknemersverzekeringen, de werkgeversheffing voor de zorgverzekeringswet, en vaak een pensioenpremie als je onder een cao valt.
Als vuistregel liggen je werkgeverslasten ruwweg 25 tot 35 procent boven het brutoloon, afhankelijk van je branche en sector. Reken daar verzuim, een werkplek en eventuele scholing bij op. Wie budgetteert met alleen het brutoloon, komt maanden later bedrogen uit.
Wilt u het per salaris uitrekenen? Onze bruto-nettotool laat zien wat een brutoloon netto kost.
Het risico dat mensen onderschatten: loondoorbetaling bij ziekte
Wordt je werknemer ziek, dan ben je verplicht om tot twee jaar lang het loon door te betalen. Voor een kleine onderneming kan dat de zwaarste financiële klap zijn die er is — je betaalt salaris terwijl er geen omzet tegenover staat, en je moet mogelijk vervanging inhuren.
Daar zijn verzekeringen voor. Een verzuimverzekering dekt de loondoorbetaling. Regel dit vóór je eerste werknemer begint, niet erna.
Wat er maandelijks bijkomt
Vanaf het moment dat je personeel hebt, komt er een vast ritme bij. Elke maand draai je de loonstroken, dien je de aangifte loonheffingen in en betaal je die op tijd. Je houdt een verlof- en verzuimregistratie bij, en je verwerkt wijzigingen zoals loonsverhogingen of contractverlengingen.
Let daarbij op termijnen die makkelijk verlopen: een tijdelijk contract moet je uiterlijk een maand voor het einde schriftelijk aanzeggen, anders ben je een vergoeding verschuldigd. En werk je met oproepkrachten, dan moet je na twaalf maanden een aanbod doen voor een vast urenaantal.
Meer over hoe wij salarisadministratie verzorgen, lees je bij onze diensten.
Zzp’er inhuren in plaats van iemand aannemen?
Dat lijkt eenvoudiger, en soms is het dat ook — maar het is geen ontsnappingsroute. Werkt iemand feitelijk als werknemer, met vaste tijden, jouw materiaal en jouw aansturing, dan kan de Belastingdienst de relatie als dienstverband aanmerken, ongeacht wat er in het contract staat. De naheffing komt dan bij jou terecht.
Werk je in de bouw of huur je regelmatig in, dan speelt bovendien inlenersaansprakelijkheid. Meer daarover in ons artikel over boekhouding voor de bouw.
Uit de praktijk
Wat ik het vaakst zie: ondernemers nemen personeel aan, laten die mensen werken, en pas dán bellen ze een boekhouder. Op dat moment is er nog geen loonheffingennummer aangevraagd — en dat duurt twee tot zes weken — is er geen arbeidsovereenkomst, weet niemand welke cao van toepassing is of wat het geldende minimumloon is, en is er soms al contant uitbetaald. Alles moet dan met terugwerkende kracht rechtgezet worden, en dat is duurder en vervelender dan het vooraf goed doen.
Mijn advies is simpel: bel je boekhouder op het moment dat je erover nadenkt om iemand aan te nemen, niet op het moment dat hij al aan het werk is.
Kort samengevat
Begin twee maanden voordat iemand start. Vraag als eerste je loonheffingennummer aan, want dat duurt twee tot zes weken. Zoek uit welke cao geldt en welk pensioenfonds daarbij hoort, stel een schriftelijk contract op, en betaal het loon giraal. Budgetteer met 25 tot 35 procent bovenop het brutoloon en dek het risico van loondoorbetaling bij ziekte af.
Overweeg je personeel aan te nemen? Bel of app ons vóórdat je iemand aanneemt — dan zorgen we dat alles op tijd geregeld is. Wij verzorgen de complete salarisadministratie voor mkb-ondernemers. Bekijk onze tarieven of plan een gratis adviesgesprek.
Geschreven door Tevfik Ozdemir, boekhouder bij Bedrijfsboekhouder.com