Een restaurant, café of lunchroom runnen is al druk genoeg. Maar juist in de horeca zit je administratie vol eigenaardigheden: twee btw-tarieven op één rekening, fooien die door het personeel gaan, wisselende diensten en een kas die moet kloppen.
Hieronder waar het in de praktijk misgaat — en hoe je het voorkomt.
In het kort
- Eten en alcoholvrije dranken vallen onder 9% btw, alcohol onder 21% — op één rekening staan meestal beide.
- Bij arrangementen en combideals moet je de omzet splitsen naar tarief; laat je kassa dat op artikelniveau doen.
- Pinfooien komen eerst op jouw rekening — leg vast hoeveel je aan wie uitkeert, anders is het jouw omzet.
- Werk je met contant geld, dan is een sluitende kasadministratie verplicht; een negatieve kas kan niet.
Twee btw-tarieven op één rekening
Dit is het grootste verschil met andere branches. Op één tafelrekening staan meestal beide tarieven door elkaar.
| Wat | Btw-tarief |
|---|---|
| Eten en alcoholvrije dranken | 9% |
| Alcoholhoudende dranken | 21% |
| Arrangementen / combideals | Splitsen naar tarief |
De valkuil: arrangementen niet splitsen
Een menu met wijnarrangement, een borrelpakket of een bruiloftsarrangement met zaalhuur moet je splitsen naar tarief. Reken je alles tegen 9% af, dan draag je te weinig btw af en corrigeert de Belastingdienst dat met rente. Laat je kassasysteem de splitsing op artikelniveau doen, niet achteraf met de hand.
Fooien: van wie zijn ze, en wat doe je ermee?
Contante fooien die rechtstreeks naar het personeel gaan en die jij niet beheert, horen niet tot je omzet. Maar fooien die via de pin binnenkomen, komen wél eerst op jouw rekening. Keer je die uit aan je personeel, leg dan vast hoeveel en aan wie — en zet een vaste verdeelsleutel op papier. Zonder die vastlegging is het bij een controle jouw omzet, met alle btw- en loonheffingsgevolgen van dien.
Personeel: het duurste én foutgevoeligste onderdeel
De horeca draait op wisselende diensten, oproepkrachten, vakantiekrachten en studenten. Dat maakt je loonadministratie complex. Drie punten waar het vaak misgaat:
- Een oproepkracht moet na twaalf maanden een aanbod krijgen voor een vast aantal uren, gebaseerd op het gemiddelde van het jaar ervoor — dat wordt structureel vergeten.
- Personeelsmaaltijden hebben een fiscale waarde en horen in de loonadministratie.
- De horeca-cao kent eigen regels voor toeslagen die niet in standaardsoftware zitten.
De kas moet kloppen — elke dag
Werk je met contant geld, dan ben je verplicht een kasadministratie bij te houden. Tel je kas dagelijks, leg het getelde bedrag vast en verklaar verschillen. Een kas die structureel afwijkt is bij een boekenonderzoek het eerste waar de Belastingdienst op inzoomt, en een negatieve kas is per definitie onmogelijk. Bewaar daarnaast je dagelijkse kassa-afsluitingen (het Z-rapport) en zorg dat je kassasysteem transacties onwijzigbaar bewaart.
Voorraad en derving
Bederf, breuk, personeelsconsumpties en weggeefacties: in de horeca verdwijnt een deel van je inkoop zonder omzet. Dat is normaal, maar registreer het wel. Een inkoopwaarde die niet in verhouding staat tot je omzet roept vragen op — en zonder registratie kun je het verschil niet uitleggen. Bijkomend voordeel: je ziet meteen waar je marge weglekt.
Wat je maandelijks wilt zien
Draai je een horecazaak op gevoel, dan merk je te laat dat het misgaat. Vier cijfers wil je elke maand voor je hebben:
- Je omzet, gesplitst naar keuken en bar
- Je inkoopwaarde als percentage van de omzet (de brutomarge)
- Je loonkosten als percentage van de omzet
- Je huisvestingskosten
Wijkt een van die percentages af van vorige maand of vorig jaar, dan weet je meteen waar je moet kijken.
Kort samengevat
De horeca kent vier terugkerende struikelblokken: het splitsen van btw bij arrangementen, het vastleggen van fooien, een loonadministratie met wisselende contractvormen, en een kas die dagelijks moet kloppen. Verwerk je bovendien veel inkoopfacturen, houd er dan rekening mee dat e-facturatie voor het mkb eraan komt. En zet je btw-aangifte slim op met ons stappenplan.
Veelgestelde vragen
Welk btw-tarief geldt er in de horeca?
Eten en alcoholvrije dranken vallen onder het lage tarief van 9%, alcoholhoudende dranken onder 21%. Op één rekening staan dus vaak beide tarieven door elkaar.
Hoe splits ik de btw bij een arrangement of combideal?
Je verdeelt de omzet over de tarieven op basis van de onderdelen: 9% over eten en alcoholvrij, 21% over alcohol (en eventueel zaalhuur apart). Laat je kassasysteem dit op artikelniveau doen, zodat het niet achteraf met de hand hoeft.
Tellen fooien mee als omzet?
Contante fooien die rechtstreeks naar het personeel gaan en die jij niet beheert, niet. Pinfooien komen eerst op jouw rekening; keer je die uit, leg dan vast hoeveel en aan wie, anders worden ze bij een controle als jouw omzet gezien.
Moet ik als horecaondernemer een kasadministratie bijhouden?
Ja, zodra je met contant geld werkt. Tel de kas dagelijks, leg het bedrag vast en verklaar verschillen. Bewaar ook je Z-rapporten en gebruik een kassasysteem dat transacties onwijzigbaar bewaart.
Wat moet ik maandelijks aanleveren voor mijn horeca-administratie?
Meestal zo’n 26 tot 30 dagomzetbonnen, je kasboek per dag, al je kostenfacturen en de omzetoverzichten van bezorgplatforms als Thuisbezorgd en Uber Eats. Tien minuten per dag bijhouden scheelt een grote inhaalslag voor de deadline.
Wij verzorgen de complete administratie, btw-aangiften en salarisadministratie voor horecaondernemers, tegen een vast maandtarief. Bekijk wat wij voor de horeca regelen of plan een gratis adviesgesprek.
Plan een vrijblijvend gesprek