Boekhouding voor de horeca: btw, fooien en personeel op orde

Een restaurant, café of lunchroom runnen is al druk genoeg. Maar juist in de horeca zit je administratie vol met eigenaardigheden: twee btw-tarieven op één rekening, fooien die door het personeel gaan, wisselende diensten en een kas die moet kloppen. Hieronder waar het in de praktijk misgaat — en hoe je het voorkomt.

Twee btw-tarieven op één rekening

Dit is het grootste verschil met andere branches. Eten en alcoholvrije dranken vallen onder het lage tarief van 9 procent, alcoholhoudende dranken onder 21 procent. Op één tafelrekening staan dus meestal beide.

Waar het misgaat: bij arrangementen en combideals. Een menu met wijnarrangement, een borrelpakket, een bruiloftsarrangement met zaalhuur — daar moet je de omzet splitsen naar tarief. Doe je dat niet en reken je alles tegen 9 procent af, dan draag je te weinig btw af en corrigeert de Belastingdienst dat achteraf, met rente. Reken je alles tegen 21 procent af, dan betaal je te veel.

Praktische oplossing: laat je kassasysteem de splitsing doen op artikelniveau, niet achteraf met de hand. Elk fatsoenlijk horecakassasysteem kan dat, maar het moet wel goed ingericht zijn.

Fooien: van wie zijn ze, en wat doe je ermee?

Contante fooien die rechtstreeks naar het personeel gaan en die jij niet beheert, horen niet tot je omzet. Maar fooien die via de pin binnenkomen, komen wél eerst op jouw rekening. Keer je die uit aan je personeel, leg dan vast hoeveel en aan wie. Zonder die vastlegging is het bij een controle jouw omzet, met alle btw- en loonheffingsgevolgen van dien.

Verdeel je fooien via een pot met een vaste verdeelsleutel, zet die sleutel dan op papier. Dat voorkomt gedoe met de Belastingdienst én binnen je team.

Personeel: het duurste én foutgevoeligste onderdeel

De horeca draait op wisselende diensten, oproepkrachten, vakantiekrachten en studenten. Dat maakt je loonadministratie complex: verschillende contractvormen, toeslagen voor avond- en weekenduren, en de vraag of iemand recht heeft op een vast urenaanbod.

Drie punten waar het vaak misgaat. Een oproepkracht moet na twaalf maanden een aanbod krijgen voor een vast aantal uren, gebaseerd op het gemiddelde van het jaar ervoor — dat wordt structureel vergeten. Personeelsmaaltijden hebben een fiscale waarde en horen in de loonadministratie. En de cao voor het horecapersoneel kent eigen regels voor toeslagen die niet in standaardsoftware zitten.

Meer over hoe wij salarisadministratie regelen, lees je bij onze diensten.

De kas moet kloppen — elke dag

Werk je met contant geld, dan ben je verplicht een kasadministratie bij te houden. Tel je kas dagelijks, leg het geteld bedrag vast en verklaar verschillen. Een kas die structureel afwijkt is bij een boekenonderzoek het eerste waar de Belastingdienst op inzoomt, en een negatieve kas is per definitie onmogelijk: dan klopt er iets niet in je administratie.

Bewaar daarnaast je dagelijkse kassa-afsluitingen (het Z-rapport) en zorg dat je kassasysteem voldoet aan de eisen: transacties moeten bewaard blijven en niet achteraf te wijzigen zijn.

Voorraad en derving

Bederf, breuk, personeelsconsumpties en weggeefacties: in de horeca verdwijnt een deel van je inkoop zonder omzet. Dat is normaal, maar registreer het wel. Een inkoopwaarde die niet in verhouding staat tot je omzet roept vragen op — en zonder registratie kun je niet uitleggen waar het verschil vandaan komt.

Bijkomend voordeel: als je bijhoudt hoeveel er wegvalt, zie je ook waar je marge weglekt. Dat is bedrijfsmatig vaak interessanter dan de fiscale kant.

Wat je maandelijks wilt zien

Draai je een horecazaak op gevoel, dan merk je te laat dat het misgaat. Vier cijfers wil je elke maand voor je hebben: je omzet gesplitst naar keuken en bar, je inkoopwaarde als percentage van de omzet (de brutomarge), je loonkosten als percentage van de omzet, en je huisvestingskosten. Wijkt een van die percentages af van vorige maand of vorig jaar, dan weet je meteen waar je moet kijken.

Uit de praktijk

Waar beginnende horecaondernemers het meest van schrikken, is de omvang van de administratie. Per maand lever je zo’n 26 tot 30 dagomzetbonnen aan, houd je je kasboek per dag bij, upload je al je kostenfacturen en verzamel je de omzetoverzichten van bezorgplatforms als Thuisbezorgd en Uber Eats. In de praktijk staan de meeste eigenaren zelf hard mee te werken in de zaak, waardoor de administratie blijft liggen — om vervolgens vlak voor de deadline in één keer te worden aangeleverd, met alle druk van dien. En contante omzet wordt vaak simpelweg niet goed bijgehouden, terwijl juist dat het eerste is waar de Belastingdienst naar kijkt. Wie er tien minuten per dag aan besteedt, is er in een maand minder tijd mee kwijt dan met één inhaalslag.

Wil je je administratie helemaal uit handen geven? Bekijk wat wij voor horecaondernemers regelen.

Kort samengevat

De horeca kent vier terugkerende struikelblokken: het splitsen van btw bij arrangementen, het vastleggen van fooien, een loonadministratie met wisselende contractvormen, en een kas die dagelijks moet kloppen. Wie die op orde heeft, houdt bij een controle een rechte rug — en ziet bovendien maandelijks waar zijn marge zit.

Wij verzorgen de complete administratie, btw-aangiften en salarisadministratie voor horecaondernemers, tegen een vast maandtarief. Bekijk onze tarieven of plan een gratis adviesgesprek.

Geschreven door Tevfik Ozdemir, boekhouder bij Bedrijfsboekhouder.com