Deze privacyverklaring gaat over SEPA-bestandscontrole: de controle en het herstel van SEPA-bestanden op bedrijfsboekhouder.com en de browserextensie SEPA-bestandscontrole voor Microsoft Edge en Google Chrome. Versie van 28 oktober 2026.
Wie wij zijn
SEPA-bestandscontrole is een dienst van Bedrijfsboekhouder.com, Einsteinlaan 28, 2289 CC Rijswijk, KvK 78320550. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Vragen over privacy stelt u aan info@bedrijfsboekhouder.com.
De controle in de browserextensie
De extensie controleert uw bestand volledig in uw browser. Het bestand wordt daarbij niet naar ons of naar anderen gestuurd en nergens opgeslagen. De extensie heeft geen toegang tot de websites die u bezoekt, gebruikt geen cookies en verzamelt geen gebruiks- of analysegegevens.
Uw instellingen (de gekozen taal, een licentiecode die u invult en of de melding bij downloaden aan staat) bewaart de extensie alleen in uw browser op uw eigen computer.
Melding bij downloaden
Zet u de melding bij downloaden aan, dan vraagt uw browser eerst uw toestemming. De extensie gebruikt daarna alleen het gegeven dat een download klaar is en de bestandsnaam. Die naam bewaart uw browser alleen zolang hij open is, om hem op de controlepagina te tonen. De extensie leest de inhoud niet en stuurt niets door. U kunt de melding altijd uitzetten.
Herstellen en omzetten
Alleen als u zelf op Bestand herstellen of Bestand laten omzetten klikt, of een bestand uploadt op onze website, gaat het bestand via een versleutelde verbinding naar onze hersteldienst. Het bestand bevat namen, IBAN’s, bedragen en soms adressen. Wij gebruiken het alleen om het te controleren en te herstellen. Het wordt alleen tijdelijk in het werkgeheugen verwerkt, niet op schijf opgeslagen, en gewist na het downloaden van het herstelde bestand of uiterlijk na 30 minuten. Gegevens die u invult om het bestand aan te vullen, zoals een incassodatum of een IBAN, behandelen wij op dezelfde manier en wissen wij samen met het bestand.
Voor het controleren en aanvullen van adressen kan de hersteldienst openbare adresregisters raadplegen: voor Nederland de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) via PDOK van het Kadaster, voor Duitsland, Oostenrijk, Zwitserland en Liechtenstein de OpenPLZ API, voor Frankrijk de Base Adresse Nationale via de Géoplateforme van het IGN, en voor het Verenigd Koninkrijk postcodes.io. Daarbij worden alleen adresgegevens gebruikt, geen namen of IBAN’s.
Betaling en factuur
Voor de betaling en de factuur vragen wij uw naam, e-mailadres en eventueel uw bedrijfsnaam en btw-nummer. Uw adres vragen wij als de wet dat voor de factuur vereist: bij een factuur boven € 100 inclusief btw (zoals de jaarlicentie), als de btw naar u wordt verlegd en bij klanten buiten de EU. Een btw-nummer uit een ander EU-land controleren wij via VIES, het systeem van de Europese Commissie; het resultaat bewaren wij bij de factuur. De betaling loopt via Mollie. Facturen bewaren wij 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
Na een betaald herstel sturen wij één e-mail met de vraag of uw bank het bestand heeft geaccepteerd; daarvoor kunt u zich afmelden. Geeft u ons een beoordeling, dan bewaren wij die zolang wij de gegevens van uw aankoop bewaren.
Licentiecode
Vult u in de extensie of op onze website een licentiecode in, dan gaat die code naar onze server om te controleren of de licentie geldig is. Wij koppelen de code aan uw licentie, niet aan uw browser of computer.
Technische gegevens
Zoals elke website registreert onze server technische gegevens, zoals uw IP-adres en het tijdstip van een verzoek. Wij gebruiken die alleen voor de beveiliging en om misbruik te beperken, en bewaren ze niet langer dan daarvoor nodig is.
Waarom wij uw gegevens verwerken
Wij verwerken uw gegevens om de dienst uit te voeren die u vraagt (uitvoering van de overeenkomst), om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht voor facturen, en voor de opvolgmail en de beveiliging van onze dienst op grond van ons gerechtvaardigd belang.
Delen met anderen
Wij verkopen geen gegevens en delen ze niet voor andere doelen. Wij werken alleen met partijen die nodig zijn voor de dienst: de betaaldienst Mollie, onze e-maildienst (Google Workspace) en de hostingpartij van onze server. Een btw-nummer controleren wij in VIES van de Europese Commissie. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht. Google kan gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; daarvoor gelden passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Administratiekantoren en verenigingen
Laat u als administratiekantoor, vereniging of stichting bestanden van klanten of leden herstellen, dan verwerken wij die gegevens in uw opdracht. Op verzoek sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst.
Uw rechten
U kunt ons vragen welke gegevens wij van u hebben, en die laten corrigeren of verwijderen, voor zover wij ze niet wettelijk moeten bewaren. Mail daarvoor naar info@bedrijfsboekhouder.com. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Privacy policy (English)
This privacy policy covers SEPA File Check: the checking and repair of SEPA files on bedrijfsboekhouder.com and the SEPA File Check browser extension for Microsoft Edge and Google Chrome. Version of 28 October 2026.
Who we are
SEPA File Check is a service of Bedrijfsboekhouder.com, Einsteinlaan 28, 2289 CC Rijswijk, the Netherlands, Chamber of Commerce no. 78320550. We are the controller of your data. Privacy questions: info@bedrijfsboekhouder.com.
Checking in the browser extension
The extension checks your file entirely in your browser. The file is not sent to us or anyone else and is not stored anywhere. The extension has no access to the websites you visit, uses no cookies and collects no usage or analytics data. Your settings (language, a licence code you enter and whether download notifications are on) are stored only in your browser on your own computer.
Download notification
If you switch on the download notification, your browser asks for your permission first. The extension then only uses the fact that a download has finished and the file name. Your browser keeps that name only while it is open, to show it on the check page. The extension does not read the contents and sends nothing anywhere. You can switch it off at any time.
Repair and conversion
Only when you click Repair file or Convert addresses, or upload a file on our website, is the file sent to our repair service over an encrypted connection. The file contains names, IBANs, amounts and sometimes addresses. We use it only to check and repair it. It is only processed temporarily in memory, not stored on disk, and deleted after you download the repaired file or within 30 minutes at the latest. Information you enter to complete the file, such as a collection date or an IBAN, is treated in the same way and deleted together with the file. To check and complete addresses, the repair service may consult public address registers: for the Netherlands the BAG via PDOK of the Dutch Land Registry, for Germany, Austria, Switzerland and Liechtenstein the OpenPLZ API, for France the Base Adresse Nationale via the IGN Géoplateforme, and for the United Kingdom postcodes.io. Only address data is used for this, no names or IBANs.
Payment and invoice
For payment and the invoice we ask for your name, email address and optionally your company name and VAT number. We ask for your address when the law requires it on the invoice: for an invoice above €100 including VAT (such as the annual licence), when VAT is reverse-charged to you and for customers outside the EU. A VAT number from another EU country is checked via VIES, the European Commission’s system; we keep the result with the invoice. Payments are handled by Mollie. We keep invoices for 7 years as required by law. After a paid repair we send one email asking whether your bank accepted the file; you can unsubscribe. If you give us a rating, we keep it as long as we keep the data of your purchase.
Licence code
If you enter a licence code in the extension or on our website, it is sent to our server to check whether the licence is valid. We link the code to your licence, not to your browser or computer.
Technical data
Like any website, our server records technical data such as your IP address and the time of a request. We use it only for security and to limit abuse, and keep it no longer than necessary for that purpose.
Legal bases
We process your data to provide the service you request (performance of a contract), to comply with the legal retention obligation for invoices, and for the follow-up email and the security of our service on the basis of our legitimate interest.
Sharing
We do not sell data and do not share it for other purposes. We only work with parties needed for the service: the payment provider Mollie, our email service (Google Workspace) and the hosting provider of our server. VAT numbers are checked in the European Commission’s VIES system. They process data only on our behalf. Google may also process data outside the European Economic Area; appropriate safeguards apply, such as the European Commission’s standard contractual clauses.
Accounting firms and associations
If you have files of clients or members repaired as an accounting firm, association or foundation, we process that data on your behalf. On request we conclude a data processing agreement.
Your rights
You can ask us which data we hold about you and have it corrected or deleted, unless we are legally required to keep it. Email info@bedrijfsboekhouder.com. You can also lodge a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).