Waarom je boekhouder na een jaar ineens duurder is (en hoe je dat voorkomt)

Je stapte over naar een nieuwe boekhouder. Scherpe offerte, prettig gesprek, alles inbegrepen. Een jaar later valt de factuur binnen met een verhoging van een paar tientjes per maand. De reden: “je hebt meer mutaties dan we hadden ingeschat.”

Dit gebeurt vaker dan je denkt. En het is bijna nooit oplichterij — het is een prijsmodel dat zo in elkaar zit dat de verrassing bij jou terechtkomt in plaats van bij het kantoor.

In dit artikel leggen we uit hoe dat mechanisme werkt, en wat je kunt doen om het te voorkomen.

Eerst: wat is eigenlijk een mutatie?

Dit is het woord waar de hele discussie om draait, en bijna niemand legt het uit.

Een mutatie is een regel op je bankafschrift met de bijbehorende bon of factuur. Betaal je de tankbeurt, dan is dat één regel op je afschrift plus één bonnetje: samen één mutatie. Krijg je betaald door een klant, dan is dat de bankregel plus jouw verkoopfactuur: ook één mutatie.

Elke mutatie moet iemand koppelen, controleren en op de goede grootboekrekening zetten. Dat is het werk. Daarom rekenen vrijwel alle boekhoudkantoren op mutaties af — of ze dat nou zo noemen of niet.

Zo ontstaat de tariefverhoging

Het patroon is bijna altijd hetzelfde.

1. De offerte is gebaseerd op een schatting. In het kennismakingsgesprek zegt de boekhouder: “wat voor volume heb je ongeveer?” Jij noemt een getal uit je hoofd. Daar rolt een prijs uit.
2. Die schatting was te laag. Niet uit kwade wil. Ondernemers onderschatten hun eigen mutatievolume structureel. Je denkt aan je klantfacturen, niet aan de zeventig kleine bankregels van tankbeurten, abonnementen, parkeergeld en materiaal.
3. De boekhouder komt na het eerste boekjaar terug. Nu ligt er een compleet jaar aan data. Het echte aantal is bekend, en dat past niet in het tarief dat je betaalt.
4. Jij zit al vast. Je administratie staat in hun systeem. Je jaarrekening is bij hen in de maak. Overstappen midden in een jaar is rommelig. Dus je gaat akkoord.

Dat vierde punt is precies waarom dit model blijft bestaan. De verhoging komt op het moment dat je het minst makkelijk weg kunt.

Sommige kantoren doen dit bewust: een laag instaptarief om binnen te komen. De meeste doen het niet bewust, maar het resultaat is voor jou hetzelfde.

De andere posten die er los bij komen

Naast het mutatievolume zijn er nog een paar plekken waar een offerte goedkoper lijkt dan hij is. Vraag hier expliciet naar.

• Is de aangifte inkomstenbelasting inbegrepen? Bij veel kantoren is dit een losse post van enkele honderden euro’s per jaar.
• Betaal je apart voor de boekhoudsoftware? Reken op tien tot dertig euro per maand extra als dat niet in het tarief zit.
• Wat kost het opstarten? Het overnemen van een bestaande administratie is werk. Sommige kantoren rekenen daarvoor, andere niet. Vraag het na.
• Zit je vast aan een jaarcontract? Dit is de belangrijkste vraag van allemaal. Een jaarcontract is precies wat een tariefverhoging na twaalf maanden mogelijk maakt.
• Wat kost een officiële jaarrekening? Voor een bank, hypotheek of subsidieaanvraag heb je vaak een ondertekend en gewaarmerkt rapport nodig. Dat is iets anders dan je jaarcijfers, en het kost bij vrijwel elk kantoor extra.

Hoe wij het doen: gewoon uitrekenen

Wij hebben geen instaptarief en geen gesprek nodig om je een prijs te geven.

Op onze tarievenpagina staat een rekentool. Je kiest je rechtsvorm, schuift je aantal mutaties, geeft aan hoeveel medewerkers je op de loonlijst hebt, en je ziet direct wat je per maand betaalt. Geen offerteformulier, geen “we nemen contact op”, geen telefoontje van een adviseur.

De pakketten zijn opgebouwd rond mutatievolume, en dat staat er gewoon bij:

Alle bedragen per maand, exclusief btw. Salarisadministratie is € 12,50 per loonstrook per medewerker per maand, met een eenmalige opstart van € 250. Een officieel gewaarmerkte jaarrekening kost € 245 per boekjaar. Zit je boven de 110 mutaties, dan maken we een offerte op maat — dat is voordeliger dan een standaardpakket.

Wat in elk pakket zit: je boekhouding, je jaarcijfers, je btw-aangiften en je aangifte inkomstenbelasting. Bij een bv ook de vennootschapsbelasting en het deponeren bij de KvK.

Wat als je nu bij een duurder geworden kantoor zit?

Drie dingen die je kunt doen.

• Vraag om de onderbouwing. Hoeveel mutaties waren er ingeschat, en hoeveel zijn het er geworden? Een net kantoor kan dat gewoon laten zien. Kan het dat niet, dan weet je genoeg.
• Kijk of je je volume kunt verlagen. Dit wordt vaak vergeten. Een aparte zakelijke rekening waar geen privétransacties overheen lopen scheelt zomaar de helft van je bankregels. Bonnetjes direct digitaal aanleveren in plaats van als schoenendoos scheelt ook. Vraag je boekhouder wat jóu duur maakt.
• Reken door wat het elders kost. Dat is een kwartier werk, niet meer. Overstappen is het makkelijkst per 1 januari, als het boekjaar toch afsluit. Wil je eerder weg, kijk dan wat er in je contract staat over opzegtermijn en over de afronding van het lopende boekjaar.

Twijfel je sowieso of uitbesteden bij jou past? Lees dan zelf boekhouden of uitbesteden. En wil je een gevoel bij wat een boekhouder normaal kost, dan hebben we dat op een rij gezet in wat kost een boekhouder voor een zzp’er.

Veelgestelde vragen

Lees ook: wat een boekhouder voor een zzp’er kost en zelf boekhouden of uitbesteden.

Geschreven door Tevfik Ozdemir, boekhouder bij Bedrijfsboekhouder.com