Als penningmeester van een stichting wil je vooral één ding: een administratie die klopt, die het bestuur begrijpt en die je zonder stress kunt verantwoorden. Een gewoon boekhoudprogramma voor ondernemers is daar niet altijd op ingericht. Een stichting maakt geen winst, werkt met giften en subsidies en moet als ANBI elk jaar haar cijfers openbaar maken.
In dit artikel lees je waar een boekhoudprogramma voor een stichting aan moet voldoen, welke soorten programma’s er zijn en wanneer het verstandig is de boekhouding uit te besteden.
In het kort
- Een stichting moet een balans en een staat van baten en lasten kunnen maken, geen winst-en-verliesrekening voor een onderneming.
- Heeft je stichting een ANBI-status, dan publiceer je elk jaar een financiële verantwoording op je website.
- Let op bestemmingsfondsen: geld dat voor een bepaald doel is gegeven, moet je apart kunnen volgen.
- Btw is alleen nodig als je stichting btw-plichtige activiteiten heeft.
- Kies een programma met een bankkoppeling en toegang voor meerdere gebruikers, zodat bestuur en kascommissie kunnen meekijken.
- Je moet de administratie zeven jaar bewaren.
Wat moet een boekhoudprogramma voor een stichting kunnen?
Elk programma kan inkomsten en uitgaven boeken. Voor een stichting zijn dit de punten die het verschil maken:
- Balans en staat van baten en lasten. Dat zijn de twee overzichten die het bestuur vaststelt en die je bij een ANBI publiceert. Het programma moet ze zonder handwerk kunnen maken, liefst met een vergelijking met vorig jaar.
- Bestemmingsfondsen en -reserves. Krijg je geld voor een specifiek project, dan wil je per project zien wat er binnenkwam en wat er is uitgegeven. Dat werkt met aparte grootboekrekeningen, kostenplaatsen of projecten.
- Begroting tegenover realisatie. Het bestuur stelt een begroting vast. Een programma dat de werkelijke cijfers ernaast zet, maakt de bestuursvergadering een stuk eenvoudiger.
- Bankkoppeling. Bankregels die automatisch binnenkomen, scheelt invoerwerk en voorkomt fouten.
- Meerdere gebruikers. Penningmeester, voorzitter en kascommissie moeten kunnen meekijken, bij voorkeur met alleen-lezen-rechten voor wie niet boekt.
- Btw, alleen als het nodig is. Veel stichtingen zijn niet btw-plichtig. Verkoopt je stichting wel diensten of producten, dan heb je btw-aangiften nodig.
- Bonnen en bewijsstukken. Je moet kunnen laten zien waar elke uitgave voor was. Een programma waarin je bonnen aan de boeking koppelt, maakt de kascontrole snel.
De eisen als je stichting een ANBI is
Een ANBI moet elk jaar binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een aantal gegevens op haar website zetten. Daar hoort een financiële verantwoording bij: een balans, een staat van baten en lasten en een toelichting. Sommige ANBI’s moeten daarvoor het standaardformulier van de Belastingdienst gebruiken.
Je boekhoudprogramma moet die cijfers dus jaarlijks kunnen leveren, in een vorm die je zonder veel bewerken kunt publiceren. Heb je ook periodieke giften, dan is het handig als je per donateur kunt zien wat er is betaald, zodat je jaaroverzichten kunt maken. Lees meer over de voorwaarden in ons artikel over de ANBI-voorwaarden voor een stichting.
Let op: de administratie is een verantwoordelijkheid van het hele bestuur
Het bestuur van een stichting moet een administratie bijhouden waaruit altijd de financiële positie blijkt, en die zeven jaar bewaren. Gaat er iets mis, dan kunnen bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld. Een overzichtelijke boekhouding beschermt dus ook het bestuur.
Welke soorten programma’s zijn er?
| Soort | Voorbeelden | Geschikt voor | Let op |
|---|---|---|---|
| Gespecialiseerd voor stichtingen en verenigingen | Conscribo, e-Boekhouden.nl met ledenadministratie, Informer Non-Profit | Kleine en middelgrote stichtingen en verenigingen, vaak met donateurs of leden | Minder geschikt als je stichting ook commerciële activiteiten heeft |
| Algemene online boekhoudprogramma’s | SnelStart, Moneybird, e-Boekhouden.nl, Visma eAccounting | Stichtingen met btw-plichtige activiteiten of een boekhouder die met het pakket werkt | Rapportages heten soms “winst en verlies”; controleer of je een staat van baten en lasten kunt maken |
| Uitgebreide pakketten | Exact Online, Twinfield | Grotere stichtingen met meerdere projecten, personeel of subsidies | Duurder en meer instelwerk |
| Spreadsheet | Excel, Google Sheets | Zeer kleine stichtingen met een handvol transacties per jaar | Geen bankkoppeling, foutgevoelig en lastig voor de kascommissie |
De meeste online pakketten kosten tussen de tien en enkele tientallen euro’s per maand. Sommige aanbieders hebben korting of een speciale prijs voor stichtingen en ANBI’s. Prijzen veranderen regelmatig, dus vergelijk ze op de site van de aanbieder voordat je kiest.
Zo kies je het juiste programma
- Tel je transacties. Kijk op je bankafschrift hoeveel regels er per maand zijn. Bij een paar per maand volstaat een eenvoudig pakket, bij tientallen per maand wil je een bankkoppeling.
- Bepaal of je btw-plichtig bent. Zo ja, kies een programma dat btw-aangiften ondersteunt.
- Kijk naar je geldstromen. Werk je met projecten, subsidies of geoormerkte giften, kies dan een pakket met kostenplaatsen of projecten.
- Denk aan je opvolger. Penningmeesters wisselen. Kies een gangbaar pakket waarin een nieuwe penningmeester of een boekhouder snel zijn weg vindt.
- Probeer het eerst. De meeste aanbieders hebben een gratis proefperiode. Boek een maand en maak een staat van baten en lasten, dan zie je meteen of het werkt.
Zelf doen of uitbesteden?
Voor een kleine stichting met weinig transacties kan een penningmeester de boekhouding prima zelf doen. Uitbesteden loont als:
- je stichting btw-plichtig is of personeel heeft;
- je een ANBI bent en de jaarlijkse publicatie op orde moet zijn;
- je subsidies of fondsen moet verantwoorden;
- de penningmeester er geen tijd voor heeft of het bestuur zekerheid wil.
Wij verzorgen de boekhouding van stichtingen in SnelStart, inclusief jaarstukken en de jaarlijkse publicatie voor ANBI’s, vanaf € 119 per maand (excl. btw). Het bestuur kan altijd online meekijken. Lees meer op de pagina boekhouder voor stichtingen.
Kort samengevat
Een goed boekhoudprogramma voor een stichting maakt zonder handwerk een balans en een staat van baten en lasten, kan bestemmingsfondsen apart volgen en geeft bestuur en kascommissie toegang. Btw is alleen nodig als je stichting btw-plichtig is. Ben je een ANBI, dan moeten de cijfers elk jaar te publiceren zijn. Kies een gangbaar pakket, probeer het eerst uit en overweeg uitbesteden zodra de administratie meer vraagt dan de penningmeester kan geven.
Veelgestelde vragen
Welk boekhoudprogramma is het beste voor een stichting?
Dat hangt af van je stichting. Voor een kleine stichting met weinig transacties volstaat een eenvoudig pakket dat speciaal voor stichtingen en verenigingen is gemaakt. Is je stichting btw-plichtig of werk je met een boekhouder, dan ligt een gangbaar pakket als SnelStart, Moneybird of e-Boekhouden.nl meer voor de hand. Belangrijk is dat je er een balans en een staat van baten en lasten mee kunt maken.
Is er een gratis boekhoudprogramma voor stichtingen?
Een volledig gratis programma met bankkoppeling is er vrijwel niet. De meeste aanbieders hebben wel een gratis proefperiode en soms korting voor stichtingen of ANBI’s. Een spreadsheet is gratis, maar is foutgevoelig en lastig te controleren.
Moet een stichting een jaarrekening maken?
Een stichting moet een administratie bijhouden en binnen zes maanden na het boekjaar een balans en een staat van baten en lasten opstellen. Heeft de stichting een onderneming met een omzet boven de wettelijke grens, dan gelden zwaardere regels. Een ANBI publiceert haar financiële verantwoording ook op de website.
Moet een stichting btw-aangifte doen?
Alleen als de stichting btw-plichtige activiteiten heeft, zoals het verkopen van diensten of producten. Veel stichtingen die alleen giften en subsidies ontvangen, zijn niet btw-plichtig.
Hoe lang moet een stichting haar administratie bewaren?
Zeven jaar. Dat geldt voor de boekhouding en de bewijsstukken, zoals bonnen, facturen en bankafschriften.
Wat kost het om de boekhouding van een stichting uit te besteden?
Bij ons begint de boekhouding voor een stichting vanaf € 119 per maand, exclusief btw. Daarin zitten de boekhouding, de jaarcijfers en, voor een ANBI, de jaarlijkse publicatie van de financiële verantwoording.
Wil je de boekhouding van je stichting uit handen geven, inclusief de ANBI-publicatie? Plan een gratis adviesgesprek, dan kijken we wat past.
Lees ook: de ANBI-voorwaarden voor een stichting, ANBI-status aanvragen en giften aftrekken.