Een afgekeurd incasso- of betaalbestand kost tijd. De incasso’s of betalingen worden niet uitgevoerd, u moet het bestand opnieuw aanleveren, en soms schuift de incassodatum op. Een fout in het bestand zelf kunt u vooraf zien.
Liever niet zelf nalopen?
Controleer uw incasso- of betaalbestand gratis. U ziet direct welke fouten erin staan, per transactie en in gewone taal.
Met deze checklist loopt u uw SEPA-bestand na voordat u het bij de bank uploadt. U kunt het bestand ook automatisch laten controleren, op onze website of met onze browserextensie.
In het kort
- Fouten in het bestand zelf, zoals in het IBAN, de machtiging, de totalen, de datum of de versie, ziet u vóór het uploaden.
- Controleer vooral aantallen en totalen, IBAN’s en bij incasso’s de machtigingsgegevens.
- Een volledig ongestructureerd adres mag nog; de deadline is uitgesteld. Bij een bank buiten de EER is een adres wel verplicht.
- Met de gratis controle ziet u in een paar seconden wat er mis is.
Wat gebeurt er als de bank een bestand afkeurt?
Uw bank controleert een SEPA-bestand bij het uploaden of bij de verwerking. Vindt de bank een fout, dan wordt het bestand niet of niet volledig uitgevoerd. Afhankelijk van de fout en de bank wordt het hele bestand geweigerd of alleen de transacties met een fout. U krijgt dan een melding, eventueel met een foutcode.
Bij incasso’s is dat vervelend, want een nieuw bestand heeft weer verwerkingstijd nodig. De incasso komt dan later binnen dan gepland.
Checklist vóór het uploaden
- Het juiste soort bestand. Incasso’s staan in een pain.008-bestand, betalingen in een pain.001-bestand. Controleer ook of uw bank de versie accepteert; zie SEPA-bestandsversies uitgelegd.
- Aantallen en totalen kloppen. Het aantal transacties en het totaalbedrag in de kop van het bestand moeten overeenkomen met de transacties eronder.
- Alle IBAN’s zijn geldig. Eén verkeerd cijfer maakt het controlegetal ongeldig.
- Incasso’s hebben machtigingsgegevens. Elke incasso heeft een machtigingskenmerk en een ondertekeningsdatum, en die datum ligt niet in de toekomst.
- Uw incassant-ID klopt. Een typefout in uw incassant-ID raakt alle incasso’s in het bestand.
- De soort incasso is ingevuld: eerste, herhaalde, eenmalige of laatste incasso.
- De datum is haalbaar. De incasso- of uitvoeringsdatum ligt niet in het verleden en geeft uw bank genoeg tijd om het bestand te verwerken.
- Kenmerken en teksten zijn niet te lang. Transactiekenmerken zijn maximaal 35 tekens, namen maximaal 70 en omschrijvingen maximaal 140 tekens, in één veld. Geef elke transactie een eigen kenmerk; dat maakt terugzoeken en afletteren eenvoudiger.
- Geen bijzondere tekens in kenmerken. In namen en omschrijvingen zet uw bank tekens als é of & mogelijk om.
- Adressen waar nodig. Zit de bank van een debiteur buiten de EER, zoals in Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk, dan moet het adres in het bestand staan.
Gestructureerde adressen
Een volledig ongestructureerd adres mag nog: de EPC heeft de einddatum van 15 november 2026 uitgesteld en nog geen nieuwe datum vastgesteld. Ook daarna blijven gestructureerde en hybride adressen toegestaan, en binnen de EER is een adres niet verplicht. Lees meer in deadline gestructureerd adres uitgesteld.
Automatisch controleren: op de website of in uw browser
De checklist handmatig nalopen in een XML-bestand met tientallen transacties is lastig. Daarom kunt u het bestand ook automatisch laten controleren:
- Op de website: upload het bestand bij de gratis SEPA-controle. U ziet direct of het in orde is.
- In uw browser: met de extensie SEPA-bestandscontrole controleert u het bestand in een zijpaneel naast uw boekhoudpakket. Het bestand verlaat uw computer niet.
In beide gevallen ziet u de fouten in gewone taal. Vindt de controle fouten, dan kunt u het bestand direct laten herstellen voor € 14,95 (excl. btw; € 18,09 incl. btw), of onbeperkt met de jaarlicentie van € 99 per jaar (excl. btw; € 119,79 incl. btw).
Is het bestand toch afgekeurd?
Kijk dan eerst naar de melding of foutcode van uw bank. Wat een code betekent, leest u in SEPA-foutcodes; oorzaken en oplossingen per bank vindt u in SEPA-bestand afgekeurd: oorzaken en oplossingen. Een fout in het bestand lost u op in uw boekhoudpakket of ledenadministratie, zodat hij de volgende keer niet terugkomt. Moet de incasso snel opnieuw, laat het bestand dan herstellen en lever het opnieuw aan.
Gaat het om een incasso die wel is uitgevoerd maar later is teruggeboekt, bijvoorbeeld door onvoldoende saldo of een storno door de debiteur, dan ligt het niet aan het bestand. Neem in dat geval contact op met de debiteur.
Veelgestelde vragen
Waarom keurt mijn bank een SEPA-bestand af?
Door een fout in het bestand, zoals een ongeldig IBAN, een ontbrekend machtigingskenmerk of ondertekeningsdatum, een totaal dat niet klopt, een incassodatum in het verleden of een berichtversie die de bank niet accepteert. Ook een limiet van uw incassocontract kan een reden zijn. Fouten in het bestand zijn vooraf te zien.
Wordt het hele bestand afgekeurd of alleen de foute regel?
Dat hangt af van de fout en van uw bank. Een fout in de opbouw of de totalen kan ertoe leiden dat de bank het hele bestand afkeurt. Bij een fout in één transactie weigert de bank soms alleen die transactie.
Is een gestructureerd adres al verplicht?
Nee. De EPC heeft de einddatum van 15 november 2026 voor volledig ongestructureerde adressen uitgesteld; een nieuwe datum is nog niet bekend. Een adres blijft wel verplicht als de bank van de debiteur buiten de EER zit, bijvoorbeeld in Zwitserland of het Verenigd Koninkrijk.
Kost de controle iets?
Nee, controleren is gratis, op de website en in de browserextensie. Alleen herstellen kost € 14,95 per bestand (excl. btw; € 18,09 incl. btw), of u neemt de jaarlicentie van € 99 per jaar (excl. btw; € 119,79 incl. btw).
Wordt mijn bestand ergens opgeslagen?
Nee. Op de website wordt het bestand alleen in het werkgeheugen van onze server gecontroleerd en niet op schijf opgeslagen. In de extensie gebeurt de controle op uw eigen computer. Laat u een bestand herstellen, dan wordt het alleen tijdelijk in het werkgeheugen verwerkt en na uiterlijk 30 minuten gewist.
Controleer uw SEPA-bestand gratis vóór het uploaden. Vindt de controle fouten, dan kunt u het bestand direct laten herstellen.
Gratis controle · Resultaat per transactie · Herstel mogelijk voor € 14,95 excl. btw
Bron: EPC: richtlijn over adressen in de SEPA-schema’s. De regels van uw eigen bank gaan voor.