Verzorgt u elke maand incasso’s voor klanten, of int u als penningmeester de contributie van leden? Dan wilt u niet dat een batch terugkomt omdat er één fout in het bestand staat. Met een vaste routine en een snelle controle vóór het uploaden voorkomt u dat.
Bestand van deze maand al gecontroleerd?
Controleer het incassobestand gratis voordat u het uploadt, op de website of op uw eigen computer met de browserextensie. U ziet direct welke fouten erin staan, in gewone taal.
In dit artikel leest u waar het in de praktijk misgaat, hoe een maandelijkse werkwijze eruitziet en hoe u daarbij de privacy van klanten en leden bewaakt.
In het kort
- Los fouten op in de bron: de ledenadministratie of het klantenbestand.
- Controleer elk bestand direct na het exporteren, vóór het uploaden bij de bank.
- Met de browserextensie gebeurt de controle op uw eigen computer; gegevens van klanten of leden gaan nergens heen.
- Herstelt u vaker bestanden, dan is de jaarlicentie (€ 99 per jaar excl. btw) voordeliger dan € 14,95 per bestand.
Waar het in de praktijk misgaat
Een fout in een incassobestand kan al in de gegevens zitten waaruit het bestand wordt gemaakt. Voorbeelden:
- Nieuwe leden of klanten zonder volledige machtiging. Het machtigingskenmerk of de ondertekeningsdatum ontbreekt.
- Gewijzigde IBAN’s. Een nieuw rekeningnummer is verkeerd overgetypt, waardoor het controlegetal niet klopt.
- Bijzondere tekens in namen, zoals é, ü of &. Uw bank zet die mogelijk om; in kenmerken zijn ze niet toegestaan.
- Een incassodatum die te kort dag is, omdat het bestand laat in de maand wordt gemaakt.
- Leden of klanten met een rekening buiten de EER, bijvoorbeeld in het Verenigd Koninkrijk of Zwitserland. Dan is een adres in het bestand verplicht.
Komt een losse incasso later terug, bijvoorbeeld met code AM04 (onvoldoende saldo) of MD06 (het lid heeft de incasso laten terugboeken), dan leest u in SEPA-foutcodes wat u per code doet. Hoe u als vereniging de contributie per incasso regelt, leest u in contributie incasseren via SEPA.
Een vaste maandroutine
- Exporteer het incassobestand uit uw boekhoudpakket of ledenadministratie.
- Controleer het meteen. Met de extensie SEPA-bestandscontrole sleept u het bestand in het zijpaneel naast uw pakket. Binnen een paar seconden ziet u of het in orde is.
- Los fouten op in de bron. Pas de machtiging, het IBAN of de naam aan in de administratie, zodat de fout volgende maand niet terugkomt. Exporteer daarna opnieuw.
- Moet het snel? Laat het bestand dan herstellen en pas de bron later aan.
- Upload het bestand bij de bank.
Tip: zet in de extensie de melding bij downloaden aan. Zodra u een XML-bestand downloadt, vraagt de extensie of u het wilt controleren. Zo slaat u de controle niet per ongeluk over.
Privacy van klanten en leden
Een incassobestand bevat persoonsgegevens: namen, IBAN’s, bedragen en soms adressen. Volgens de AVG verwerkt u die zo zorgvuldig en zo beperkt mogelijk. Daarom gebeurt de controle in de extensie volledig in uw browser. Het bestand wordt niet geüpload en nergens opgeslagen.
Alleen als u zelf op Bestand herstellen klikt, gaat het bestand naar onze hersteldienst. Daar wordt het alleen tijdelijk in het werkgeheugen verwerkt en na uiterlijk 30 minuten gewist. Laat u als kantoor of vereniging bestanden van klanten of leden herstellen, dan verwerken wij die gegevens in uw opdracht; op verzoek sluiten wij daarvoor een verwerkersovereenkomst. Lees meer in de privacyverklaring.
Jaarlicentie voor wie vaker herstelt
Controleren is altijd gratis. Herstellen kost € 14,95 per bestand (excl. btw; € 18,09 incl. btw). Herstelt u regelmatig bestanden, bijvoorbeeld voor meerdere klanten, dan is de jaarlicentie van € 99 per jaar (excl. btw; € 119,79 incl. btw) voordeliger. Daarmee herstelt u onbeperkt, op de website en in de extensie.
Gestructureerde adressen
De einddatum van 15 november 2026 voor volledig ongestructureerde adressen is uitgesteld. Gebruik de tijd om per lid of klant de plaats en het land vast te leggen. Lees meer in deadline gestructureerd adres uitgesteld.
Veelgestelde vragen
Mag ik incassobestanden van klanten of leden laten controleren?
Ja. Met de browserextensie gebeurt de controle op uw eigen computer, zodat de gegevens van klanten of leden uw computer niet verlaten. Op de website en bij herstellen gaat het bestand naar onze server; daar wordt het alleen tijdelijk in het werkgeheugen verwerkt en na uiterlijk 30 minuten gewist. Voor het herstellen van bestanden van klanten of leden sluiten wij op verzoek een verwerkersovereenkomst.
Wat kost het om elke maand bestanden te controleren?
Controleren is altijd gratis. Herstellen kost € 14,95 per bestand (excl. btw; € 18,09 incl. btw). Herstelt u regelmatig bestanden, dan is de jaarlicentie van € 99 per jaar (excl. btw) voordeliger: daarmee herstelt u onbeperkt.
Waar vul ik de licentiecode in?
Klik in de extensie op het tandwiel en vul bij Jaarlicentie uw code in. Op de website vult u de code in bij het herstellen.
Welke fouten komen voor bij ledenadministraties?
Bijvoorbeeld nieuwe leden zonder ondertekeningsdatum van de machtiging, gewijzigde of verkeerd overgetypte IBAN’s, bijzondere tekens in namen en een incassodatum die te kort dag is.
Moet ik al gestructureerde adressen gebruiken?
Nog niet; de einddatum van 15 november 2026 voor volledig ongestructureerde adressen is uitgesteld. Leg wel per lid of klant de plaats en het land vast, zodat u klaar bent als de nieuwe datum bekend wordt. Bij een bank buiten de EER is een adres nu al verplicht.
Controleer de incassobestanden van uw klanten of leden vóór het uploaden. Gratis, op de website of op uw eigen computer met de extensie.
Gratis controle · Resultaat per transactie · Herstel mogelijk voor € 14,95 excl. btw